Wagenparkbeheer

Wagenparkbeheer, ook wel fleetmanagement genoemd, omvat alle activiteiten die nodig zijn om een wagenpark van voertuigen kostenefficiënt te runnen. Het wagenpark omvat alle zakelijke mobiliteit die vanuit een bedrijf wordt ingezet. Dit beheer is gericht op het optimaliseren van de prestaties van het wagenpark, het verlagen van de kosten, het voldoen aan wettelijke eisen en het minimaliseren van risico's. Taken die onder wagenparkbeheer vallen, omvatten het selecteren van voertuigen, het beheren van brandstofverbruik en -kosten, het bijhouden van de voertuigadministratie, het regelen van verzekeringen en het naleven van wettelijke bepalingen zoals APK-keuringen. Daarnaast houdt wagenparkbeheer ook in dat er beleid wordt opgesteld voor het gebruik van de voertuigen door de medewerkers. 

Wanneer een bedrijf ervoor kiest om het beheer van het wagenpark uit te besteden aan gespecialiseerde dienstverleners, kan het profiteren van de expertise en ervaring van deze partijen in fleetmanagement. Dit kan leiden tot kostenbesparingen, omdat de dienstverlener vaak betere tarieven kan bedingen voor aankoop, leasing en onderhoud van voertuigen door schaalvoordeel. 

Verder kan uitbesteding leiden tot een betere naleving van wet- en regelgeving, omdat de dienstverlener op de hoogte is van de laatste ontwikkelingen en eisen op dit gebied. Ook kan de wagenparkbeheerder innovatieve oplossingen bieden voor het volgen en verbeteren van het rijgedrag en brandstofverbruik, wat zowel kostenbesparend als milieuvriendelijk kan zijn. 

Een wagenparkbeheerder heeft een breed scala aan verantwoordelijkheden om ervoor te zorgen dat het wagenpark operationeel efficiënt, kosten-effectief en volgens wet-en regelgeving is. 

Dit kunnen hoofdtaken van een wagenparkbeheerder zijn:

1. Aanschaf van voertuigen: Selecteren en aankopen of leasen van geschikte voertuigen voor de behoeften van het bedrijf, rekening houdend met de total cost of ownership.
2. Onderhoud en reparaties: Zorgen voor regelmatig onderhoud van de voertuigen om ze in goede staat te houden en het plannen van reparaties wanneer nodig.
3. Beheer van kosten: Monitoren en beheren van de operationele kosten, zoals brandstofverbruik, onderhoud, verzekering en afschrijvingen.
4. Compliance: Zorgen voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder milieuvoorschriften, voertuigkeuringen (APK), belastingen en verzekeringseisen.
5. Risicobeheer: Beheren van risico’s door het implementeren van veiligheidsbeleid en het beheren van verzekeringen.
6. Administratie: Bijhouden van gedetailleerde administratie voor elk voertuig, zoals kilometerstand, brandstofverbruik, onderhoudsgeschiedenis en bestuurdersinformatie.
7. Fleet tracking en telematica: Gebruikmaken van GPS-tracking en andere telematicasystemen om voertuigen te volgen voor veiligheid, beveiliging en efficiëntie.
8. Duurzaamheid: Implementeren van milieuvriendelijke praktijken, zoals het bevorderen van zuinige voertuigen en alternatieve brandstoffen.
9. Verkoop of vervanging van voertuigen: Beslissen wanneer voertuigen aan het einde van hun levenscyclus zijn en zorgen voor de verkoop of inruil van deze voertuigen.

Wagenparkbeheer kan kostenbesparing realiseren door efficiënte en slimme managementpraktijken toe te passen die de operationele kosten verlagen. Door de levensduurcyclus te analyseren, kan een wagenparkbeheerder betere aankoopbeslissingen nemen en het juiste moment kiezen voor het vervangen van voertuigen, wat kan leiden tot verminderde onderhoudskosten en hogere restwaarden. Proactief onderhoud voorkomt dure reparaties en reduceert uitvaltijd van voertuigen. Brandstofefficiëntie wordt verhoogd door het monitoren van het brandstofverbruik en het aanmoedigen van zuiniger rijgedrag. Routeplanningstechnologie kan kortere of snellere routes vinden, wat tijd en brandstof bespaart. Training van bestuurders in veilig en zuinig rijden kan de operationele kosten verder drukken.

Wagenparkbeheer draagt bij aan verduurzaming door milieu verantwoordelijke oplossingen en technologieën te implementeren die de ecologische voetafdruk van een voertuigvloot verminderen. Dit begint met de keuze voor efficiëntere en schonere voertuigen. Het stimuleren van eco-vriendelijk rijgedrag, zoals het vermijden van onnodig hard optrekken en tijdig uitschakelen van de motor, draagt ook bij. Geavanceerde routeplanningstechnologie helpt bij het verminderen van gereden kilometers en zorgt voor efficiëntere routes, wat leidt tot lagere emissies. Onderhoud, waaronder het handhaven van de juiste bandenspanning, optimaliseert de prestaties en beperkt het verbruik. Daarnaast kan het verminderen van het algehele voertuiggebruik, door initiatieven zoals carpoolen en het stimuleren van openbaar vervoer, de uitstoot verder verlagen.

De rol van een wagenparkbeheerder bij schade en ongevallen is veelzijdig en omvat zowel het voorkomen van incidenten als het afhandelen ervan als ze plaatsvinden. Een wagenparkbeheerder zet proactieve maatregelen in om de kans op ongevallen te verkleinen, zoals regelmatige veiligheidstrainingen voor bestuurders en het onderhouden van de voertuigen om ze in optimale staat te houden. Wanneer er toch een ongeval of schadegeval voorkomt, is de wagenparkbeheerder verantwoordelijk voor een snelle en efficiënte afhandeling. Dit houdt in dat zij contact opnemen met verzekeringsmaatschappijen, zorgen voor de reparatie van voertuigen en, indien nodig, vervangend vervoer regelen zodat de bedrijfsactiviteiten minimale verstoring ondervinden.

Wagenparkbeheer kan wet- en regelgeving naleven door het volgen van de verkeerswetgeving, milieuregelgeving, arbeidstijdenwet en voorschriften op het gebied van voertuigveiligheid en -onderhoud. De naleving begint met het vaststellen van een helder beleid dat in overeenstemming is met de geldende wetten en regels, en het communiceren van dit beleid naar alle bestuurders en medewerkers. De wagenparkbeheerder zorgt ervoor dat alle voertuigen regelmatig worden geïnspecteerd en onderhouden volgens de fabrieksspecificaties en de wettelijke eisen. Dit houdt in dat er periodieke keuringen worden uitgevoerd, zoals de APK in Nederland, en dat de voertuigen voldoen aan de emissiestandaarden.