Privacy Statement BMW Financial Services Nederland B.V.

Zoals gedefinieerd in de algemeen geldende privacywetgeving is BMW Financial Services Nederland B.V. (h.o.d.n. Alphabet) gevestigd op Takkebijsters 59, 4802 HW Breda, verantwoordelijk voor het verwerken van uw persoonsgegevens.

Alphabet heeft ook diverse Rent vestigingen in Amsterdam, Boxtel, Breda, Den Haag, Nieuwegein, Rotterdam en Zwolle. Daarnaast maakt Alphabet gebruik van een innamecentrum in Breda voor inname van alle leasevoertuigen waarvan de leasetermijn is vervallen.

Alphabet is onderdeel van de BMW Group AG. Op basis daarvan kunnen wij gegevens delen met BMW Group. Alphabet International is de moedermaatschappij van Alphabet. Ook met deze entiteit kunnen wij uw gegevens delen.

Alphabet is verantwoordelijk voor al uw persoonsgegevens die worden verwerkt via de website www.alphabet.com/nl-nl / www.alphabet.com/en-nl / www.alphabetonline.nl / www.alphabetprivatelease.nl/ / https://www.alpharent.com/nl / www.mijnschademelding.nl / www.alphabet.career.emply.com, corporate carsharing websites, ons klantportaal My Alphabet en onze mobiele applicatie Alphabet app.

Alphabet verwerkt uw persoonsgegevens als deze worden doorgegeven door Sales Partners en Service Partners zoals garages, pechhulp, dealervestigingen. De Sales Partners en servicepartners zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die u aan hen ter beschikking stelt op het gebied van dienstverlening. Het is ook mogelijk dat Alphabet uw persoonsgegevens verstrekt aan een Sales Partner of servicepartner. Daarnaast is het mogelijk dat een Sales Partner of servicepartner andere persoonsgegevens verzamelt. Wij raden u aan om het Privacy Statement van de desbetreffende Sale Partner of servicepartner te raadplegen voordat u uw persoonsgegevens verstrekt.

Alphabet verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens onder andere in de volgende gevallen:

• Wanneer uw werkgever Alphabet gebruikt als leasemaatschappij en deze uw persoonsgegevens aan ons heeft doorgegeven voor de afname van producten of diensten;
• Wanneer u rechtstreeks contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via onze website, via de drivers desk of via My Alphabet, via Alphabet Assistance voor schade en SOS/ pechhulp en indien wij via dealers/salespartners uw persoonsgegevens hebben ontvangen omdat u geïnteresseerd bent bijvoorbeeld in onze producten of diensten of indien u vragen heeft;
• Wanneer u direct producten van ons afneemt (bijv. via de website Alphabet.com, configurator.alphabet.com);
• Wanneer u diensten van ons afneemt (bijvoorbeeld Fietslease, Alphabet Share, of Flexible Fleet)
• Voor onderhoud en/of reparatie van uw voertuig in een vestiging van een servicepartner;
• Wanneer u informatie aanvraagt over onze producten en diensten (bijv. door toezending van brochure of prijsaanvraag);
• Wanneer u reageert op onze direct marketing acties bijvoorbeeld wanneer u een antwoordkaart invult of uw persoonsgegevens online op een van onze websites verstrekt;
• Wanneer uw persoonsgegevens naar ons worden doorgestuurd door servicepartners of derden 
• Wanneer wij in het kader van de dienstverlening persoonsgegevens over brandstofverbruik, verkeers- en parkeerboetes, schadebeheer, of verzekeringsinformatie van u of onze servicepartners ontvangen; 
• Wanneer u ons uw voertuiggegevens (kenteken/voertuigidentificatienummer) doorgeeft, in het kader van de dienstverlening en onderhouds- en reparatiewerkzaamheden van onze erkende werkplaatsen/dealervestigingen; 
• Wanneer andere BMW Group entiteiten of business partners persoonsgegevens van u ter beschikking stellen op een wijze die is toegestaan;
• Wanneer derde partijen (zoals erkende verkopers) persoonsgegevens van u ter beschikking stellen op een manier die is toegestaan.

Wij vragen u vriendelijk om ons te helpen om uw persoonsgegevens actueel te houden door ons op de hoogte te houden van wijzigingen in uw persoonsgegevens, in het bijzonder van uw contact- / NAW-gegevens.

Alphabet kan de volgende gegevens van u verzamelen:

• Contactgegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres (en indien van toepassing werkgever);
• Interesses: informatie die u heeft gegeven over interesses bijv. voor voertuigen; 
• Andere persoonlijke gegevens: informatie die u heeft verstrekt, zoals geboortedatum, geslacht, opleiding, grootte van het huishouden of beroepssituatie;
• Contractuele data: klantnummer, contractnummer, leasebedrag, VIN nummer, kenteken, contract start en einddatum; 
• Gegevens met betrekking tot uw onlineaccount: accountinformatie in klantportaal (My Alphabet) en betalingsgegevens die u hebt ingesteld (bijvoorbeeld bankrekeningnummer);
• Gebruik van website en communicatie: Informatie over hoe u de website gebruikt en of u berichten van ons opent of doorstuurt, inclusief gegevens die zijn verzameld door middel van cookies. Meer informatie over Cookies vindt u in ons Cookie statement. 
• Transactie en interactiegegevens: Onderhoudsgegevens, brandstofverbruik (in geval van een tankkaart), schadegegevens, informatie over aankopen van producten en diensten, interactie met driversdesk en/of sales support (uw verzoeken en klachten) en (sales) partners en dealervestigingen, alsmede deelname aan marktonderzoeken; 
• Gegevens i.v.m. het toetsen van uw kredietwaardigheid en identiteit : gegevens om uw identiteit vast te stellen (bijv. rijbewijs), t.a.v. kredietwaardigheid gegevens zoals een loonstrook, IBAN-gegevens; informatie over fraude, strafbare feiten, verdachte transacties, informatie over PEP’s en sanctielijsten die uw gegevens bevatten. 
• Gegevens i.v.m. het gebruik van Alphabet Apps en services: gegevens over uw gebruik van de apps van Alphabet (op uw mobiele telefoon) Alphabet app/AlphaCity
• Technische gegevens van het voertuig: gegevens die zijn aangemaakt en/of verwerkt in het voertuig dat door u wordt gebruikt. Om de privésfeer van onze klanten te beschermen is de verwerking van technische gegevens over het algemeen specifiek, zonder directe verwijzing naar de klant.
• Onlinediensten (van derden): Als uw voertuig verbinding heeft met een mobiele telefoonnetwerk, kunnen hiermee gegevens worden uitgewisseld tussen uw voertuig en andere systemen. De verbinding met het mobiele telefoonnetwerk wordt mogelijk gemaakt door de eigen zender en ontvanger van het voertuig of een mobiel apparaat (zoals een smartphone) dat u meeneemt in het voertuig. Over dit mobiele telefoonnetwerk kunnen online functies worden gebruikt. Dit omvat online diensten en applicaties/apps die worden geleverd door de fabrikant of andere aanbieders. Als u deze diensten gebruikt, vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Alphabet heeft geen invloed op de via deze diensten uitgewisselde inhoud. U moet daarover informatie verkrijgen van betreffende derde van wie u de dienst af neemt over de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de dienst van deze derden. 
• Gegevens ten behoeve van lokalisering van het voertuig:
  
  Wanneer de afspraken uit het leasecontract niet worden nagekomen of als er een rechterlijk bevel is dat ons toestaat de auto terug te halen, dan hebben wij het recht om de auto te zoeken en te lokaliseren met behulp van de functionaliteit die in de auto is ingebouwd. Het lokaliseren van de auto kan betekenen dat we persoonlijke gegevens verwerken. Zoals bijvoorbeeld een locatie of adres.

Alphabet heeft geen toegang tot de operationele gegevens in het voertuig, gegevens over comfort (bijv. positie van stoel en stuur) en infotainment. Indien u inzage wilt in deze gegevens kun u contact opnemen met het merk van uw voertuig. Contactgegevens kunt u terugvinden in het Privacy Statement van de desbetreffende merken. 

[1] Voor onze mobiliteitsoplossing Private Lease wordt voor financiële toetsing en acceptatie gebruik gemaakt van EDR Credit Services B.V.; voor meer informatie over gegevensverzameling door EDR zie Alphabet Private Lease.  

Alphabet zal uw persoonsgegevens alleen verwerken indien dit nodig is voor onze dienstverlening. Wij verwerken uw persoonsgegevens in de volgende gevallen: 

• Voor het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst met u of uw werkgever;
• Omdat we daar toestemming van u voor hebben gekregen;
• Omdat wij (of een derde) daar een gerechtvaardigd belang bij hebben; (alleen van toepassing als uw belangen niet zwaarder wegen dan die van ons in afzonderlijke gevallen);
• Omdat we daartoe wettelijk verplicht zijn;
• Omdat dit noodzakelijk is voor uw vitale belangen.

De persoonsgegevens die worden verzameld voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst of het leveren van diensten worden voor onderstaande doeleinden verwerkt:

 

Grondslag:

Verwerking doeleinden (o.a.)

Het aangaan of uitvoeren van de overeenkomst:

• Beoordelen van uw kredietwaardigheid
• Voor het afleveren van een mobiliteitsoplossing;
• Voor het correct afhandelen van reparatie, onderhoud en bandenwissel volgens de overeenkomst
• Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren;

Toestemming:

• Marketinggebruik – om diensten van Alphabet te promoten en nieuws en aanbiedingen met u te delen en aan uw profiel aan te passen
• Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren door middel van enquêtes
• Alle gebruiken waarvoor wij u toestemming nodig hebben staan vermeld in uw dashboard in My Alphabet; u kunt die voorkeur daar ook aanpassen.

Gerechtvaardigd belang:

• In verband met het voorkomen van fraude en criminele activiteiten – om onze organisatie en de samenleving te beschermen tegen criminaliteit en de gevolgen hiervan. 
• Onderzoek en ontwikkeling van onze producten en diensten om nog betere diensten te leveren door middel van enquêtes; 
• Wanneer de afspraken uit het leasecontract niet worden nagekomen of als er een rechterlijk bevel is dat ons toestaat de auto terug te halen, dan hebben wij het recht om de auto te zoeken met behulp van de trackingsystemen die in de auto zijn ingebouwd.

Wettelijke verplichting:

Om te reageren op bindende verzoeken van autoriteiten of regelgevende partijen

Vitaal belang:

In het kader van pechhulp

Hieronder geven wij per mobiliteitsoplossing of dienst weer welke persoonsgegevens worden verwerkt en welke derde partijen hierbij betrokken kunnen zijn:

Mobiliteitsoplossingen van Alphabet en uw persoonsgegevens

Operational Lease (algemeen)

Dit kan het operationeel leasen van een auto betreffen, maar ook van een LCV, een Alphabet Bike (opvouwbare fiets) of scooter of motor. Hierbij betaalt de klant een afgesproken maandelijks bedrag (waarin de leaseperiode en aantal gereden kilometers zijn verrekend). Full operational lease omvat operationele kosten, zoals bijvoorbeeld onderhoud, reparatie, verzekering, vervanging/ wisseling van banden etc.

Indien u deze mobiliteitsoplossing afneemt verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): NAW-gegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, KvK nummer en bankrekeningnummer, voorletters en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, geboortedatum, adres en woonplaats, telefoonnummer, rijbewijsnummer; deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen over onze overeenkomst met u, over de onderliggende individuele leasecontracten en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de bestuurder van het voertuig: voorletters en achternaam van berijder, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer, indicatie zakelijk/privé gebruik, leasecategorie, datum in dienst en uit dienst, datum start leaseregeling, verdeling jaarkilometrage, maar ook het kenteken van uw leasevoertuig.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals voorletters en achternaam, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres, werkgever, kenteken en leasecontract worden gedeeld met dealers/ verkopers voor het afleveren van uw voertuig/LCV/fiets.

Grondslag voor verwerking:

Deze persoonsgegevens gebruiken wij voor het uitvoeren van ons leasecontract met u, voor het aanleveren van rapportages aan uw werkgever, maar ook voor het voldoen aan onze wettelijke rapportageverplichtingen aan de belastingdienst.

AlphaElectric

AlphaElectric is een all-round eMobility-oplossing. Alphabet analyseert het profiel van het wagenpark van de klant en adviseert welke elektrische voertuigen en laadpalen / infrastructuur het beste past. Daarnaast definieert Alphabet verschillende mogelijkheden voor het implementeren van eMobility. Klanten kunnen kiezen voor een flexibele combinatie van additionele mobiliteitsoplossingen bijv. een oplaadkaart (voor publieke oplaadpalen), workshop service, banden service, een praktische app om oplaadstations te vinden en een 24uurs eMobility hotline.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken we om contact met u op te nemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adresgegevens, mobiel telefoonnummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer, maar ook voertuiggegevens zoals kenteken en VIN-nummer.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals naam en e-mailadres delen wij mogelijk (indien van toepassing) met een derde organisatie die een laadpaal bij u plaatst. Hiervoor hebben wij een overeenkomst met hen afgesloten.

Grondslag voor verwerking:

Deze persoonsgegevens gebruiken wij voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Alphabet Financial Lease en Alphabet Flex Finance

Alphabet Financial Lease en Alphabet Flex Finance zijn zakelijke financieringen. Alphabet Financial Lease is een zakelijke financiering met een vaste looptijd en rente. U kunt elke maand een vast bedrag budgetteren voor uw auto. Indien u deze mobiliteitsoplossing afneemt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:



Van de klant  / bestuurder van het voertuig: wij kunnen onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen:

• Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres. 
• Contractgegevens: klantnummer, contractnummer.
• Voertuiggegevens: kenteken, chassisnummer, merk en model.

• Andere persoonlijke gegevens: informatie die u hebt verstrekt met betrekking tot uw geboortedatum en geslacht.

• Transactie- en interactiegegevens: informatie over het afsluiten en aangaan van producten en diensten, interactie met onze klantenservice (uw verzoeken en klachten) en dealers, maar ook deelname aan marktonderzoeken.

• Gegevens met betrekking tot kredietwaardigheid: informatie met betrekking tot uw kredietwaardigheid, transacties of betalingen die nog niet aan ons zijn verricht.
• Gegevens met betrekking tot geografische locatie voertuig: informatie met betrekking tot de geografische locatie van uw voertuig door middel van voertuigvolging.

Grondslagen voor verwerking:

We gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst met u, de naleving van wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang. Andere doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens kunnen zijn: het garanderen van productkwaliteit, onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten of services en promotionele communicatie.

Alphabet App

Alphabet App is een smartphone app voor Alphabet leaserijders of gebruikers van andere Alphabet diensten. De app voorziet in een aantal handige services gerelateerd aan hun mobiliteit, zoals een digitale groene kaart, het registreren van kilometers, het helpen zoeken naar servicepartners, geeft toegang tot contractgegevens en geeft direct toegang tot de 24/7 berijdershelpdesk.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de gebruiker: Contactgegevens (voor- en achternaam, e-mailadres, mobiel telefoonnummer), Contractgegevens (kenteken en VIN nummer) Locatiegegevens - uw locatie van ongeval bij schademelding en in geval van SOS-meldingen; Overige gegevens zoals app-identificatie, gebruiksgedrag (paginabezoek, clicks) verzameld door Flurry Analytics namens Alphabet App.

Grondslagen voor de verwerking

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst, toestemming, gerechtvaardigd en vitaal belang.

Alphabet MobiliteitsBudget

Met deze mobiliteitsoplossing krijgt u (via werkgever) de mogelijkheid tot een maandelijks budget. Hiermee kunt u zelf kiezen hoe u gaat reizen. Dit kan met openbaar vervoer, deelauto of -scooter, de fiets of toch het leasevoertuig. Het mobiliteitsbudget beweegt mee met de vervoersbehoefte hetgeen zorgt voor flexibiliteit en efficiënt gebruik van vervoersmiddelen. Met deze mobiliteitsoplossing krijgt u (via werkgever) de mogelijkheid alle soorten mobiliteit die door Alphabet worden aangeboden online te (laten) beheren. Hiermee kunt u zelf kiezen hoe u gaat reizen. Alle soorten mobiliteit die door Alphabet worden aangeboden kunnen hierin worden verwerkt. Hiernaast bestaat de mogelijkheid om mobiliteit die wordt afgenomen van derden te beheren (NS Business Card met diensten zoals bus, tram, metro, OV-fiets, NS Fietsenstalling, taxi, GreenWheels deelauto én diensten die -naar uw keuze afzonderlijk besteld kunnen worden, waaronder een deelauto, deelscooter, deelfiets, taxi en taxi-app). Ook kan uw werkgever deze mobiliteitsoplossing gebruiken voor werkplekreservering of als carpoolfunctionaliteit.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: 



Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres van het bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voorletters en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen. 

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u te kunnen opnemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de mobiliteitsgebruiker: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer. Als gebruik wordt gemaakt van een leasevoertuig komen hier ook voertuiggegevens bij zoals kenteken en VIN nummer.

Delen met derden: 

Bepaalde persoonsgegevens zoals contactgegevens van het bedrijf en voor- en achternaam delen wij mogelijk met externe leveranciers van mobiliteitsoplossingen (o.a. Mobility Concept, NS, MultiTankCard, Amber, Felyx, Uber, TCA-taxi,). Voor meer informatie hierover kunt u terecht bij betreffende mobiliteitsaanbieders. 

Grondslag voor de verwerking:

Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de uitvoering van onze overeenkomst met u. 

Alphabet Private Finance

Met Alphabet Private Finance financiert u uw auto privé tegen een vaste looptijd en rente. Dat betekent dat u iedere maand hetzelfde vaste bedrag betaalt. Zaken zoals onderhoud, eventuele reparaties en de verzekering blijven in eigen beheer en regelt u zelf.

Indien u deze mobiliteitsoplossing afneemt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:



Van de klant  / bestuurder van het voertuig: wij kunnen onder andere de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor de uitvoering van de overeenkomst:

• Contactgegevens: naam, telefoonnummer en e-mailadres. 
• Contractgegevens: klantnummer, contractnummer.
• Voertuiggegevens: kenteken, chassisnummer, merk en model.

• Andere persoonlijke gegevens: informatie die u hebt verstrekt met betrekking tot uw geboortedatum en geslacht.
• Transactie- en interactiegegevens: informatie over het afsluiten en aangaan van producten en diensten, interactie met onze klantenservice (uw verzoeken en klachten) en dealers, maar ook informatie over deelname aan marktonderzoeken.

• Gegevens met betrekking tot kredietwaardigheid: informatie met betrekking tot uw kredietwaardigheid, transacties of betalingen die nog niet aan ons zijn verricht.
• Gegevens met betrekking tot geografische locatie voertuig: informatie met betrekking tot de geografische locatie van uw voertuig door middel van voertuigvolging.

Grondslagen voor de verwerking

We gebruiken uw persoonsgegevens voor het uitvoeren van de overeenkomst met u, de naleving van wettelijke verplichtingen en gerechtvaardigd belang. Andere doeleinden voor de verwerking van persoonsgegevens kunnen zijn: het garanderen van productkwaliteit, onderzoek en ontwikkeling van nieuwe producten of services en promotionele communicatie.

Alphabet Private lease

Met private lease kunt u gebruik maken van een nieuwe auto voor een vast bedrag per maand. Dit maandbedrag is inclusief de meeste kosten die bij een auto horen zoals afschrijving, reparaties, onderhoud, banden, verzekering, motorrijtuigenbelasting, pechhulp en eventueel vervangend vervoer. As u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant / bestuurder van het voertuig: in eerste instantie gegevens over het gewenste voertuig, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres;

Deze persoonsgegevens gebruiken wij om een e-mail bericht te maken waarin wij uw verzoek om een private lease aanvraag bevestigen en de vervolgstappen uitleggen.

Tevens sturen wij deze persoonsgegevens door aan EDR Credit Services B.V. , samen met een door ons gecalculeerde leaseprijs/ leasetermijn op basis van de in het aanvraagformulier geselecteerde auto.

EDR Credit Services B.V. voert voor ons de financiële toetsing en acceptatie uit. EDR gebruikt de persoonsgegevens die wij doorgeven om een e-mail bericht te sturen met een link naar het leaseportaal van EDR - om persoonsgegevens voor deze financiële toetsing te kunnen uploaden. Deze toetsing is onder voorbehoud van finale acceptatie door Alphabet.

Voor de financiële toetsing heeft EDR de volgende persoonsgegevens nodig:

• kopie rijbewijs;
• kopie van op naam gestelde bankafschriften van de laatste 2 maanden (waarop inkomsten en woonlasten) zijn vermeld;
• kopie van twee meest recente loonstroken (indien sprake is van loondienst);
• positieve intentie-/werkgeversverklaring indien sprake is van een tijdelijk dienstverband;
• kopie van uitkerings-/pensioenspecificatie indien er sprake is van uitkering en/of pensioen,
• recente jaarcijfers indien er sprake is van inkomen uit een eigen onderneming;
• indien sprake is van andere inkomsten per maand, bewijs hiervan,
• gezinssituatie,
• eventuele financiële verplichtingen die niet uit BKR blijken.

Betreffende persoonsgegevens worden opgeslagen in het klantportaal van Alphabet bij EDR en worden niet doorgestuurd naar Alphabet.

Daarna verzamelen wij nog de volgende persoonsgegevens die wij van EDR retour ontvangen: nummer rijbewijs, geboortedatum, BKR-score, status aanvraag, datum statuswijziging, creditrating cijfer vanuit EDR, advies EDR, besteedbaar inkomen. Daarnaast verwerken wij gegevens over uw type contract (merk, type auto en leasetermijn) en na het afsluiten van een leaseovereenkomst ook voertuiggegevens zoals kenteken en VIN nummer.

Van uw partner (als medecontractant) / borgsteller (indien van toepassing): voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats. Deze persoonsgegevens verwerken wij voor het afronden van de finale acceptatie na de toetsing van EDR en voor het aangaan van het leasecontract met u.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals informatie over het gewenste voertuig en vooraf gecalculeerde leaseprijs, uw voor- en achternaam, adres en woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres worden gedeeld met EDR Credit Services B.V. zoals hierboven beschreven;

Persoonsgegevens zoals naam, kenteken en voertuiggegevens uit het leasecontract worden gedeeld met dealers/verkopers voor het afleveren van uw voertuig.

Als leasemaatschappij zijn wij verplicht om in het geval van het aangaan van een private leasecontract het leasecontract en uw persoonsgegevens en ook die van uw partner en/of borgsteller (indien van toepassing) bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) te registeren.

Grondslag voor de verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u, het  gerechtvaardigd belang en de naleving van onze wettelijke verplichtingen.

Alphabet Rent

Alphabet biedt ook de mogelijkheid tot het huren van een leasevoertuig al dan niet in samenhang met overige producten.

Als u gebruikt maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u te kunnen opnemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de bestuurder van het voertuig: naam, geslacht (optioneel), geboortedatum, mobiel telefoonnummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer, maar ook voertuiggegevens zoals het kenteken en VIN gegevens, gegevens over de huurperiode.

Delen met derden:

Persoonsgegevens zoals contactgegevens van klant (werkgever), voor- en achternaam en adresgegevens van bestuurder van het voertuig delen wij mogelijk met externe verhuurbedrijven die door ons worden ingeschakeld voor verhuur (en eventueel om een huurvoertuig te kunnen afleveren).

Grondslag voor verwerking:

Deze persoonsgegevens verwerken wij voor de uitvoering van onze overeenkomst met u.

Alphabet Share

Alphabet Share is het Corporate Car sharing product van Alphabet. Alphabet Share maakt het zakelijk delen van auto's eenvoudig en efficiënt. Medewerkers kunnen op elk gewenst moment een Alphabet Share auto reserveren en er gebruik van maken middels de app van onze partner Skopei, genaamd Topology. Sleutelregistratie en andere administratieve handelingen behorende bij dit proces zijn geautomatiseerd. Alle activiteiten worden volledig beheerd door Alphabet.

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij en de leverancier van de app de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van bestuursleden en of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer en identificatiegegevens, deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u op te nemen over onze samenwerking en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de bestuurder van het voertuig:  voorletters en achternaam, geboortedatum, adresgegevens, mobiel telefoonnummer, zakelijk e-mailadres, kostenplaats, personeelsnummer, foto, rijbewijsnummer, maar ook voertuiggegevens zoals kenteken en VIN nummer.

Tijdens het gebruik van een Alphabet Share voertuig worden tijdstip van vertrek, aankomst en gereden kilometers vastgelegd. Locatiegegevens worden vastgelegd en kunnen alleen door de gebruiker worden opgevraagd voor de ritregistratie. Tenzij uw werkgever een gerechtvaardigd belang heeft, zoals bijvoorbeeld bij vermoedens van niet naleving van de gebruiksvoorwaarden, misbruik of fraude.

Grondslag van de verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoeren van onze overeenkomst met u en het  gerechtvaardigd belang

Doel van de verwerking:

Deze persoonsgegevens gebruiken we om uw reservering in het systeem te registreren, het afwikkelen van onze contractuele afspraken met de klant (uw werkgever) en het vervaardigen van management rapportages. Hierbij zullen wij uiteraard zorgvuldig omgaan met privacygevoelige data zoals locatiegegevens (zie ook Veiligheidsmaatregelen en locatiegegevens).

Aanvullende diensten behorend bij Operational lease:

Brandstofpas 

Als u bij Alphabet een leasecontract inclusief brandstof afsluit, ontvangt u een brandstofpas. We maken hierbij gebruik van merk gebonden kaarten en van niet merk gebonden kaarten. Als u gebruik maakt van dit product verwerken wij de volgende gegevens van u: 

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf.

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, e-mailadres, contractnummer, personeelsnummer, het nummer van uw tankkaart, het kenteken van uw voertuig, datum tankbeurt, informatie over de soort brandstof, de locatie van uw tankbeurten, de kilometerstand en de bijbehorende kosten.

Deze persoonsgegevens kunnen wij delen met onze klant (uw werkgever) via ons klantportaal / CRM-systeem My Alphabet. In My Alphabet komen rapportages beschikbaar voor uw werkgever met daarin informatie over het gebruik van deze diensten (behoudens locatiegegevens – zie hiervoor ‘hoe beschermen wij uw persoonsgegevens’); tevens kunt u zelf in My Alphabet uw persoonsgegevens over uw tankbeurten inzien. 

Delen met derden:

Gegevens zoals contactgegevens bedrijf, voor- en achternaam mobiliteitsgebruiker delen wij met externe leveranciers van brandstofpassen. Zij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van transactiegegevens via de brandstofpas. Meer informatie hierover vindt u bij betreffende brandstofpasleveranciers.  

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst.

Mobiliteitspas

De Alphabet Mobiliteitspas is een kaart waarmee uw werkgever u de mogelijkheid biedt om gebruik te maken van openbaar vervoer (trein, taxi, vliegtuig). Tevens dient deze pas als brandstofpas. De Alphabet Mobiliteitspas wordt door Alphabet in samenwerking met derden aangeboden. Door het gebruik van de kaart zijn alle mobiliteitskosten inzichtelijk. Per werknemer is het mogelijk voor uw werkgever een budget in te stellen en diensten op de kaart modulair aan- of uit te zetten. Alle transacties gaan via de Alphabet Mobiliteitspas en er zijn geen declaraties/bonnetjes meer nodig. 

Als u deze mobiliteitsoplossing gebruikt, verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: 

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen. 

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u te kunnen opnemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de mobiliteitsgebruiker: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, adres en woonplaats, mobiel nummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer.

Doel van de verwerking: Deze persoonsgegevens (met uitzondering van privacygevoelige gegevens zoals locatie en in- en uitchecktijden) gebruiken wij voor het afwikkelen van onze contractuele afspraken met uw werkgever. Daarnaast zullen deze gegevens worden verwerkt in management rapportages richting uw werkgever. Voor u als gebruiker is deze informatie zichtbaar in My Alphabet.

Delen met derden:

Gegevens zoals contactgegevens bedrijf, voor- en achternaam mobiliteitsgebruiker delen wij met externe leveranciers van mobiliteitspassen. Zij zijn verantwoordelijk voor het verwerken van transactiegegevens via de mobiliteitskaart of het mobiliteitsbudget. Meer informatie hierover vindt u bij de betreffende mobiliteitskaartleveranciers.  

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van een overeenkomst.

NS Business card

Door middel van de NS Business Card kunt u gebruik maken van de openbaar vervoer faciliteiten van de NS. 

Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsoplossing verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: 

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, btw-nummer en bankrekeningnummer, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van bestuursleden en/of tekeningsbevoegden: voorletters en achternaam, e-mailadres, en telefoonnummer. Deze persoonsgegevens gebruiken wij om contact met u te kunnen opnemen en om tekeningsbevoegdheid te verifiëren.

Van de mobiliteitsgebruiker: voorletters en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, pasfoto, locatiegegevens, in- en uitcheck tijdstippen en andere reisinformatie.

Deze persoonsgegevens verwerken wij om bij NS de kaart voor u aan te vragen en om onze contractuele afspraken met uw werkgever over het gebruik van deze kaart te rapporteren.  In de rapportages richting onze klant (uw werkgever) houden wij (indien mogelijk) rekening met de verwerking van privacygevoelige persoonsgegevens zoals locatiegegevens en tijdstippen.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van de overeenkomst.

Onderhoud en reparatie

Om u te informeren over het onderhoud en reparatie van uw voertuig gebruiken wij eveneens uw persoonsgegevens. 

Bij het uitvoeren van deze mobiliteitsdienst verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: 

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, adres, e-mailadres accountgegevens (klantnummer, kenteken, bankgegevens)

Servicepartners die uw voertuig behandelen hebben via een beveiligd portaal toegang tot kenteken, voor- en achternaam. Het kan zijn dat u tijdens uw bezoek verdere informatie (persoonsgegevens) verstrekt aan service partner (garage / schadeherstelbedrijf). Alphabet heeft geen toegang noch controle over deze persoonsgegevens.

In het kader van onderhouds- en/of reparatiewerkzaamheden en/of diensten bij door Alphabet erkende werkplaatsen en dealervestigingen worden speciale diagnose-units gebruikt om technische gegevens met betrekking tot service aan het voertuig uit te lezen van de elektronische bedieningsunits waarmee het voertuig is uitgerust. Deze persoonsgegevens worden in de werkplaatsen verwerkt en gebruikt door technici die zijn opgeleid in diagnostiek en herstel van eventuele storingen. Deze technische gegevens met betrekking tot het voertuig bestaan voornamelijk uit:

• Basisgegevens van het voertuig (zoals voertuigidentificatienummer, type voertuig, bouwjaar, voertuigapparatuur);
• Gegevens over de toestand van het voertuig (gemeten waarden, zoals kilometerstand); 
• Invoeren in het foutgeheugen (zoals storing van de indicator van de richtingaanwijzer);
• Onderhouds- en werkplaatsgegevens (zoals onderhoudseisen, uitgevoerd werk, aangebrachte onderdelen, garantiegevallen, werkplaatsrapporten). 

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Pechhulp

Bij pech tijdens uw reis met uw leasevoertuig, waaronder een lekke band of een ander technisch probleem kunt u ons benaderen voor hulp. Voor de uitvoering van deze mobiliteitsservice verwerken wij hiervoor de volgende persoonsgegevens van u: 

Van de bestuurder van het voertuig: uw NAW- en contactgegevens, het kenteken en VIN nummer, merk en model auto, de locatie van waar deze pech is ontstaan en waar hulp is verleend. 

Gebruik van derden:

Voor het uitvoeren van deze dienst maken wij gebruik van derden (zoals bijvoorbeeld alarmcentrale, sleepdiensten of pechhulpdiensten), waarmee wij de noodzakelijke gegevens over uw situatie zullen delen. Met deze derden hebben wij daarvoor contractuele afspraken gemaakt om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen.  

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Schade en ongeval meldingen/ Verzekering

Bij schade aan uw voertuig als gevolg van een aanrijding of anders of bij het melden van een ongeval waar uw leasevoertuig bij betrokken is, kunt u ons benaderen (of benaderen wij u) voor herstel van deze schade of eventueel vervangend vervoer en de daarmee samenhangende afwikkeling bij verzekering of reparateur. 

Bij het uitvoeren van deze mobiliteitsdienst verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u: 

Van de klant (werkgever): NAW-gegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, KvK nummer en bankrekeningnummer, voorletters en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van de bestuurder van het voertuig: uw voorletters en achternaam, contactgegevens, geboortedatum, voertuiggegevens (kenteken, merk, model etc.), gegevens van het ongeval, eventuele foto’s van de schade / ongeval, aantal inzittenden (indien van belang), eventuele informatie van getuigen (indien van toepassing) en alle andere informatie die we van u ontvangen over de schade en/of het ongeval (informatie over gewonden).

Deze persoonsgegevens delen wij afhankelijk van de met de klant gemaakte afspraken over de van toepassing zijnde verzekering met de betrokken verzekeringmaatschappijen.

Van derden die bij de schade of het ongeval betrokken waren kunnen we ook persoonsgegevens verwerken, zoals de identiteit van deze derden. Ook kunnen we informatie verwerken over getuigen, betrokken passagiers, persoonsgegevens vanuit politie (zoals proces-verbaal en getuigenverklaringen) en verzekeringsgegevens over het schade en/of ongeval, waaronder informatie en schadeclaims van derden.  

Deze persoonsgegevens delen wij met onze klant (uw werkgever) in rapportages. Ook delen wij deze persoonsgegevens met schadeherstelbedrijven, verzekeringsmaatschappijen (zowel de eigen verzekeringsmaatschappij als die van derden) en indien nodig met (schade) experts die betrokken zijn bij het afwikkelen van de schade en/of het ongeval.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens is uitvoering van een overeenkomst, wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.

 

Verkeers- en parkeerboetes

In het geval van operational lease kan Alphabet geregistreerd staan als eigenaar van het voertuig. Verkeers- en/of parkeerboetes (zowel uit binnen als buitenland worden daardoor rechtstreeks aan Alphabet gericht door de instanties die deze boetes hebben opgelegd (politie, justitie, of gemeente). 

We verwerken hiervoor de volgende persoonsgegevens om betaling van deze boetes te verwerken en te beheren en indien noodzakelijk ook door onze klant (uw werkgever) te laten terugbetalen: 

Gegevens vermeld op de boetes: de persoonsgegevens die we van het CJIB, de politie, gemeente of buitenlandse instantie ontvangen, zoals het kenteken van het voertuig, de aard van de overtreding, de plaats en het tijdstip van de overtreding en de hoogte van de opgelegde boete.

Van de bestuurder: voor- en achternaam, geboortedatum en kenteken van het voertuig.

In de factuur en overzichten richting klant (uw werkgever) zullen wij privacygevoelige persoonsgegevens (zoals aard, plaats en tijdstip van de overtreding) niet rapporteren.  

Deze persoonsgegevens zullen wij in bepaalde situaties echter wel met onze klant (uw werkgever) moeten delen, namelijk ingeval er sprake is van carsharing (meerdere bestuurders per leasevoertuig) of indien bij ons niet bekend is wie de bestuurder is op het moment van de overtreding.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor deze verwerking is wettelijke verplichting, gerechtvaardigd belang.

Drivertraining / Fleetmanagementtraining

Op verzoek van de klant kan Alphabet een berijders training of Fleetmanagementtraining aanbieden. Dit is in combinatie met bestaande productafname. Als u gebruik maakt van deze mobiliteitsservice verwerken we de volgende persoonsgegevens van u: 

Van de bestuurder van het voertuig: Uw voor- en achternaam, uw e-mailadres en mogelijk uw geboortedatum. 

Delen met derden:

Deze persoonsgegevens delen wij met het trainingsbureau dat de betreffende trainingen geeft. 

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst

Overige momenten rondom Alphabet/ uw leasevoertuig waarbij Alphabet persoonsgegevens kan verwerken:

My Alphabet

My Alphabet is het Customer Relation Management (CRM) systeem waarin onze klant, medewerkers (berijders) en wagenparkbeheerders hun persoonsgegevens kunnen terugvinden. Hierin staan ook declaratieformulieren, formulieren om uw schade door te geven. De toegang tot dit systeem kan worden verkregen door middel van een aan u toegekende autorisatie inlogcode. My Alphabet wordt beheerd door Alphabet, deze site voldoet aan de vereisten zoals uitgelegd onder ‘Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens’.

Indien u deze mobiliteitsdienst gebruikt verwerken wij de volgende persoonsgegevens van u:

Van de klant (werkgever): contactgegevens bedrijf, telefoonnummer bedrijf, e-mailadres bedrijf, voor- en achternaam, e-mailadres en telefoonnummer van contactpersonen.

Van de bestuurder van het voertuig: voor- en achternaam, geslacht (optioneel), geboortedatum, (mobiel) telefoonnummer, e-mailadres (zakelijk en/of privé), kostenplaats, personeelsnummer.

Tevens worden hier ook alle voertuig gerelateerde gegevens zoals kenteken en VIN nummer, merk en model auto vastgelegd. Maar ook gegevens die in de loop van het contract kunnen ontstaan zoals onderhoudsgegevens, schade en tankbeurten.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor deze verwerking is uitvoering van een overeenkomst.

Drivers Desk / Customer Care:

We gebruiken uw persoonsgegevens voor contractbeheer (zoals het bestellen van voertuigen, het indienen van werkplaats-/reparatieaanvragen en het boeken van bepaalde diensten) of om een door u ingediend verzoek af te handelen (zoals een offerteaanvraag). 

Met betrekking tot alle aspecten van contractbeheer of het afwikkelen van een probleem nemen we zonder toestemming contact met u op, bijvoorbeeld schriftelijk, telefonisch, per sms of per e-mail, afhankelijk van de keuze van contact die u hebt aangegeven.

Wij nemen ook contact met u op als uw voertuig wordt getroffen door een zgn. technische campagne of terugroepactie (gewoonlijk maatregelen van groot belang om bijvoorbeeld gevaar te voorkomen voor inzittenden of het voertuig), zodat we kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichting tot informatieverschaffing.

We nemen ook contact met u op in zorgvuldig overwogen gevallen van promotionele communicatie (bijvoorbeeld voor het versturen van het welkomstpakket of communicatie rondom het einde van de leasetermijn en een daarbij behorende aanbieding) indien en voor zover is voldaan aan de vereisten zoals benoemd in de geldende privacywetgeving en indien u geen bezwaar heeft gemaakt tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor deze promotionele doeleinden.

Alphabet verwerkt uw persoonsgegevens ook op deze grondslag om onze klantenservice te optimaliseren zoals bijvoorbeeld om u correct te identificeren wanneer u contact met ons opneemt. 

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor verwerking is hier de uitvoering van een overeenkomst / toestemming.

Management rapportages

Voor het vervaardigen van management rapportages kunnen wij persoonsgegevens verwerken ten behoeve van statistische en wetenschappelijke doeleinden, of ter verbetering van de kwaliteit van onze producten en diensten. Deze verwerking gebeurt op een anonieme basis en is niet te herleiden naar individuele personen. 

Daarnaast voorzien wij onze klant van basisrapportages met als doel klant inzicht te geven in het wagenpark en mogelijk sturingsinformatie daaruit te genereren; in deze rapportages zullen wij privacygevoelige persoonsgegevens zoals locatiegegevens en aard van overtredingen behandelen conform hetgeen wordt gesteld in het onderdeel ‘Hoe beschermen we uw persoonsgegevens’. 

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor verwerking is hier uitvoering van een overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Naleving van wettelijke verplichtingen waaraan Alphabet is onderworpen

Alphabet zal ook persoonsgegevens verwerken als dit wettelijk verplicht is. Dit kan het geval zijn, bijvoorbeeld als we contact met u opnemen als uw voertuig het onderwerp is van een technische campagne of terugroepactie.

Verzamelde persoonsgegevens worden ook verwerkt in het kader van intern beheer en controle op naleving daarvan, waarbij we bijvoorbeeld controleren of de door ons geselecteerde servicepartners voldoen aan door ons gestelde eisen.

Indien dit wettelijk verplicht is geven wij uw persoonsgegevens indien nodig door aan de autoriteiten (die verantwoordelijk zijn in kader van de wettelijke verplichtingen tot kennisgeving).

We verwerken uw persoonsgegevens ook in geval van een juridisch conflict, indien dit juridische conflict de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk maakt.

Grondslag voor verwerking

Grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken is wettelijke verplichting

Bezoek van Alphabet locaties - toegangscontrole en beveiliging 

Als u een van onze vestigingen bezoekt kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te voorzien van een toegangsbadge, voor controles op deze toegang en om beveiliging van onze locaties te waarborgen. 

Hiervoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u verwerken: uw naam, uw contactgegevens en de naam van de persoon binnen Alphabet die u bezoekt.

Daarnaast maakt Alphabet gebruik van cameratoezicht. Betreffende camera’s zijn alleen opgesteld ter beveiliging van de betreffende locaties; persoonsgegevens zullen ook alleen voor dit doeleinde worden gebruikt en beelden van betreffende camera’s worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk en conform wettelijke voorschriften.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag om deze persoonsgegevens te verwerken is gerechtvaardigd belang.

Bezoek van Alphabet locaties – Videobewaking

Daarnaast maakt Alphabet gebruik van cameratoezicht. Betreffende camera’s zijn alleen opgesteld ter beveiliging van specifieke locaties en de persoonsgegevens zullen ook alleen voor dit doeleinde worden gebruikt. Via de camerabeelden kunnen we informatie verkrijgen over uw gedrag.

Doeleinden van verwerking:

De video-opnamen wordt uitgevoerd voor uw eigen veiligheid, de veiligheid van onze werknemers en om als bewijsmateriaal te worden gebruikt. De video-opnamen worden gebruikt om de veiligheid te waarborgen, klachten te onderzoeken en om diefstal en andere schadelijke activiteiten te voorkomen en op te lossen, zoals vandalisme en andere handelingen die erop gericht zijn eigendommen te beschadigen of schade toe te brengen aan personen. Als er een vermoeden is van een misdrijf dan kunnen we de opnamen beschikbaar stellen aan de vervolgingsinstanties.

Grondslag voor verwerking en bewaartermijn: 

Het valt binnen ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid van onze klanten, medewerkers en eigendommen te waarborgen en video-opnames te gebruiken bij het onderzoek naar misdrijven of om misdrijven te voorkomen. De bewaartermijn is niet langer dan een maand, tenzij het noodzakelijk is voor verder onderzoek.

Telefonische communicatie met Alphabet

Alphabet kan telefoongesprekken opnemen en/of elektronische communicatie bewaren. 

De volgende persoonsgegevens van u kunnen hiervoor worden verwerkt: uw naam, contactgegevens, telefoonnummer, mobielnummer, gegevens over uw voertuig (waaronder uw kenteken), andere persoonsgegevens zoals gegevens over een geschil, of claim.

Alphabet gebruikt deze persoonsgegevens voor het evalueren van de kwaliteit van de dienstverlening, voor trainings-, coaching en beoordelingsdoeleinden; voor het verzamelen van bewijsmateriaal bij geschillen en voor het verrichten van onderzoek naar en opsporing van misdrijven.

Vastgelegde elektronische communicatie kan door Alphabet worden verstrekt aan de overheid, dan wel aan die afdeling binnen de BMW Group die is belast met veiligheidszaken en/of speciale medewerkers die zich bezighouden met de handhaving van bedrijfsregels.

Grondslag voor verwerking:

Grondslag voor verwerking van deze persoonsgegevens is gerechtvaardigd belang en/of wettelijke verplichting.

Communicatie via e-mail of contactformulieren

Persoonsgegevens die worden ingevuld in contactformulieren, chatbot of via info e-mailadres of via berichten of formulieren op onze officiële social mediakanalen, worden doorgegeven aan de bevoegde afdelingen binnen Alphabet.

Marketingcommunicatie en marktonderzoek

Wij informeren u graag persoonlijk en op het moment dat dit voor u relevant is. Deze informatie kan bestaan uit nieuwsbrieven, aanbiedingen, klanttevredenheidsonderzoeken, of anderszins. Mogelijk kunnen daar voor u voordelen aan verbonden zijn; daarom wijzen wij u graag op deze voordelen. 

Indien u toestemming heeft gegeven om uw persoonsgegevens te gebruiken voor direct marketing doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens alleen voor die specifieke doeleinden gebruiken. 

Wij kunnen uw toestemming vragen voor het aanbieden van informatie over de volgende activiteiten:

• evenementen van Alphabet;
• kortingen of andere aanbiedingen bij Alphabet;
• klant- en marktonderzoeken van Alphabet via derde partijen
• nieuwe producten en diensten van Alphabet;
• de algemene nieuwsbrief van Alphabet.

Toestemming kunt u geven in My Alphabet door een specifieke keuze te maken bij de productinformatie die u graag van ons wenst te ontvangen. Uw toestemming kunt u overigens net zo gemakkelijk weer intrekken.

Wij beroepen ons op de juridische basis, het gerechtvaardigd belang, wanneer wij u voor klanttevredenheidsonderzoeken benaderen, dit gebeurt alleen nadat u gebruik heeft gemaakt van onze dienst.

Grondslag voor verwerking: Wij beroepen ons op de juridische basis, het gerechtvaardigd belang, wanneer wij u rechtstreeks voor klanttevredenheidsonderzoeken benaderen, dit gebeurt alleen nadat u gebruik heeft gemaakt van onze dienst.

Social media (gepersonaliseerde content)

We verwerken persoonsgegevens (IP-adres, social-ID en cookie-ID) en surfgedrag om op basis van deze gegevens relevante content aan te kunnen bieden. Ook personaliseren wij hiermee advertenties via sociale media, zoals Facebook, Instagram, Linkedin en Pinterest. We maken hiervoor gebruik van aangepaste doelgroepen binnen de sociale media. Deze doelgroepen zijn opgebouwd op basis van surfgedrag op onze website en/of interacties met bepaalde eerder getoonde advertenties. We doen dit om je zo goed mogelijk van dienst te zijn en je te voorzien van relevante content die aansluit bij jouw interesses.

Overdracht van persoonsgegevens binnen de BMW Group

Alphabet is onderdeel van BMW Group. In sommige gevallen sturen wij uw persoonsgegevens, na een zorgvuldige controle door naar BMW Group, die vervolgens verantwoordelijk zijn voor verdere verwerking. Een dergelijke gegevensoverdracht kan zich voordoen onder de volgende omstandigheden en voor de volgende doeleinden:

• Als u van tevoren uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om uw persoonsgegevens te delen met andere ondernemingen van de BMW Group voor promotionele of marketing doeleinden;
• Tijdens groepsrapportages is het mogelijk dat we persoonsgegevens doorgeven; we dragen bijvoorbeeld gegevens over voor de respectievelijke voertuigidentificatienummers in geval van leasevoertuigen voor de beoordeling van de restwaarden. Om uw belangen te beschermen worden er extra veiligheidsmaatregelen en controles geïmplementeerd waar dat nodig is, zoals strikte beperkingen op toegang tot persoonsgegevens, beperkingen in gegevensgebruik, veiligheidsmaatregelen, bewaartermijnen, evenals maatregelen tot besparing van persoonsgegevens zoals het uitsluitend verzamelen van relevante persoonsgegevens;
• In sommige gevallen is het noodzakelijk om uw persoonsgegevens te verwerken en te bewaren bijvoorbeeld vanwege een gezamenlijk geconsolideerde boekhouding in overeenstemming met de International Financial Reporting Standards (IFRS) voor bedrijven.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor het verwerken is hier toestemming, wettelijke grondslag en gerechtvaardigd belang.

Naleving van verkoop – service- en administratieprocessen van Alphabet 

Om voortdurend de klantervaring en samenwerking met partners en klantenservice te optimaliseren, stellen we op basis van contractinformatie beoordelingen en rapporten op en delen we deze met de verantwoordelijke partners. Het belangrijkste doel van deze beoordelingen is om aanvraagprocedures en verkoopprocessen te verbeteren. We stellen de hierboven beschreven rapporten op in geaggregeerde en geanonimiseerde vorm, d.w.z. dat de ontvangers van de rapporten geen conclusies kunnen trekken met betrekking tot u als persoon uit de gegevens die zij ontvangen.

Er worden ook delen van de verzamelde voertuig specifieke gegevens verwerkt – indien nodig – teneinde te voldoen aan de serviceprocessen (waaronder reparaties, garantie en goodwill). Deze verwerking is in het rechtmatige belang van Alphabet om onze klanten de best mogelijke serviceprocessen te bieden. Om de privésfeer van onze klanten te beschermen is de verwerking van technische gegevens over het algemeen voertuig specifiek zonder directe verwijzing naar de klant.

Grondslag voor verwerking

Grondslag voor verwerking is hier gerechtvaardigd belang.

Voertuig localisatie

In omstandigheden waarin we ons gerechtvaardigd belang willen beschermen, waarbij we gebruik hebben gemaakt van ons recht om de overeenkomst te beëindigen en als gevolg van verzuim met betrekking tot een van uw verplichtingen uit de overeenkomst; of een gerechtelijk bevel dat in ons voordeel is verleend voor teruggave van het voertuig; dan kunnen we voertuig lokalisatie inschakelen om het voertuig te lokaliseren. Dit gebeurt door middel van de bestaande in-car-functionaliteit. Dergelijke voertuiglokalisatiesystemen kunnen de verwerking van uw persoonlijke gegevens inhouden, zoals uw locatie of adres.

Om uw persoonsgegevens te beschermen treffen wij verschillende beveiligingsmaatregelen zoals versleuteling en authenticatie tools die in lijn zijn met de actuele stand van de techniek om de veiligheid, integriteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens te beschermen en te behouden.

We kunnen geen 100% bescherming tegen ongeoorloofde toegang garanderen in geval van gegevensoverdracht via het internet of een website, maar wij en onze dienstverleners en zakelijke partners doen er alles aan om uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de geldende regelgeving inzake gegevensbescherming door middel van fysieke, elektronische en procesgerichte veiligheidsmaatregelen overeenkomstig de actuele stand van de techniek. We gebruiken onder meer de volgende voorzieningen:

• Strikte criteria voor de toestemming om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens overeenkomstig het beginsel van ‘noodzaak tot kennisname’ (beperking tot zo min mogelijk mensen) en uitsluitend voor de gespecificeerde doeleinden;
• Uitsluitend overdracht van verzamelde persoonsgegevens in versleutelde vorm;
• Bescherming met een firewall van IT-netwerk om bescherming te bieden tegen ongeoorloofde toegang, bijvoorbeeld door hackers;
• Permanente bewaking van toegang tot IT-systemen om misbruik van persoonsgegevens te detecteren en te voorkomen.

Als u van ons een wachtwoord hebt ontvangen of zelf een wachtwoord hebt gemaakt om toegang te krijgen tot bepaalde gedeelten van onze website of andere portals, apps of diensten die we exploiteren, bent u er zelf verantwoordelijk voor om dit wachtwoord vertrouwelijk te houden en om te voldoen aan alle overige beveiligingsprocedures waar we u op wijzen. We vragen u met name uw wachtwoord met niemand anders te delen.

Veiligheidsmaatregelen voor locatiegegevens

Bepaalde diensten kunnen alleen worden aangeboden als u uw locatie prijsgeeft of de locatie van uw voertuig bekend maakt. We nemen de vertrouwelijkheid van deze locatiegegevens uiterst serieus.

Uw locatiegegevens (inclusief gegevens die worden ingezien in het kader van onderhoudswerkzaamheden aan het voertuig) zijn daarom beveiligd met de volgende veiligheidsmaatregelen:

• Ze worden uitsluitend opgeslagen in een vorm die naar u of uw voertuig kan worden teruggeleid voor zover dat is vereist om te voldoen aan het beoogde doel waarvoor opslag noodzakelijk is;
• Persoonsgegevens worden uitsluitend verzameld en geopend in deze vorm wanneer deze zijn vereist om de gevraagde diensten te leveren;
• Persoonsgegevens worden ook verzameld en geopend in deze vorm voor zover we wettelijk verplicht zijn om de persoonsgegevens op te slaan of door te geven;
• Persoonsgegevens voor de lokalisering van het voertuig en persoonsgegevens voor de lokalisering van een mobiel apparaat/uw mobiele apparaat worden uitsluitend gekoppeld indien dat nodig is om de gevraagde diensten te leveren;
• Enig ander gebruik van locatiegegevens ten behoeve van analyse vindt plaats met behulp van gegevensbestanden die van tevoren zijn geanonimiseerd.

Indien het voor de uitvoering van onze overeenkomst met uw werkgever niet noodzakelijk is zullen wij locatiegegevens niet doorgeven aan uw werkgever.

In overeenstemming met artikel 17 van de AVG bewaren we uw persoonsgegevens zo lang als nodig is voor de desbetreffende doeleinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken. Als we persoonsgegevens voor meerdere doeleinden verwerken, worden deze automatisch verwijderd of opgeslagen in een formaat waardoor deze persoonsgegevens niet direct terug te leiden zijn naar u als persoon zodra de laatste taak is uitgevoerd. Om ervoor te zorgen dat al uw persoonsgegevens worden verwijderd in overeenstemming met het principe van gegevensminimalisering en artikel 17 van de AVG, heeft Alphabet interne procedures voor verwijdering ontwikkeld. De fundamentele principes waarop uw persoonsgegevens worden verwijderd zijn hieronder beschreven.

Gebruik voor naleving van een contract

Om te voldoen aan contractuele verplichtingen, kunnen van u verzamelde persoonsgegevens worden bewaard zo lang het contract van kracht is en – afhankelijk van de aard en de omvang van het contract – gedurende 5 tot 15 jaar daarna teneinde te voldoen aan de wettelijke vereisten voor bewaring en om enige vragen te kunnen beantwoorden of klachten te kunnen oplossen na beëindiging van het contract. 

Bovendien zijn er contracten voor de levering van producten en diensten waarvoor langere bewaartermijnen nodig zijn; zie ook “Gebruik voor de beoordeling van vorderingen” hieronder.

Gebruik voor de beoordeling van vorderingen

Persoonsgegevens die naar onze mening nodig zijn om vorderingen tegen ons te beoordelen en te voorkomen of om strafrechtelijke procedures in te stellen of om vorderingen tegen u, ons of derden te voorkomen, kunnen door ons worden bewaard zo lang de betreffende procedures zouden kunnen worden ingesteld. 

Gebruik voor klantenservice- en marketingdoeleinden

De van u verzamelde persoonsgegevens voor klantenservice- en marketingdoeleinden kunnen gedurende 3 tot 10 jaar worden bewaard, tenzij u wilt dat deze persoonsgegevens worden verwijderd en er geen contractuele of wettelijke verplichting is voor bewaring die dit verzoek om verwijdering in de weg staat.

Alphabet is onderdeel van de BMW Group. De persoonsgegevens van klanten van Alphabet kunnen ook worden verwerkt voor en door andere ondernemingen die aan BMW AG zijn verbonden. Klanten kunnen ook worden benaderd voor het product- en dienstenaanbod van andere ondernemingen van de BMW Group, als hiervoor toestemming is verleend door de klant. Persoonsgegevens die door ons en/of BMW Group worden verwerkt worden bij voorkeur verwerkt binnen de EU.

Indien persoonsgegevens worden verwerkt in landen buiten de EU, gebruikt Alphabet standaardcontracten van de EU, inclusief passende technische en organisatorische maatregelen, om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens op hetzelfde niveau worden verwerkt als geldt volgens Europese gegevensbescherming.

In sommige landen buiten de EU, zoals Canada en Zwitserland, heeft de EU reeds een niveau van gegevensbescherming vastgesteld dat vergelijkbaar is met dat van Europa. Een vergelijkbaar niveau van gegevensbescherming betekent dat voor gegevensoverdracht naar deze landen geen speciale toestemming of overeenkomst nodig is.

U heeft toegang tot de persoonsgegevens die we van u bewaren via My Alphabet, ons online CRM-portal. Indien toegestaan is het ook mogelijk uw persoonsgegevens daar te wijzigen.

U kunt hier ook de door u gegeven toestemming voor promotionele communicatie, nieuwsbrieven, en overige marketingcommunicatie inzien en eventueel ook wijzigen. 

De instellingen voor het gebruik van uw persoonsgegevens door servicepartners kunnen echter niet worden gewijzigd in uw onlineaccount. Om deze te wijzigen of indien u hier vragen hebt over het gebruik van deze persoonsgegevens, moet u daarom rechtstreeks contact opnemen met de respectievelijke servicepartners.

Als u vragen heeft over het gebruik van uw persoonsgegevens door ons, de manier waarop wij daarmee omgaan of over dit Privacy Statement dan kunt u contact opnemen met de verantwoordelijke functionaris gegevensbescherming (FG) via onderstaande adresgegevens:

• E-mailadres: data_privacy@bmw.nl

Uw privacy rechten:

In overeenstemming met de AVG heeft u als individu de volgende rechten die u in uw relatie tot ons kunt gebruiken. In de volgende sectie worden uw rechten toegelicht zoals deze zijn gedefinieerd in de AVG. Afhankelijk van het type en de omvang van uw verzoek, kunnen we u vragen om uw verzoek schriftelijk in te dienen.

Overeenkomstig de AVG hebt u als betrokkene met name de volgende rechten ten aanzien van Alphabet:

Recht op inzage en correctie (artikel 15 en 16 AVG)

U kunt ons altijd vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken. Deze informatie heeft onder andere betrekking op de gegevenscategorieën die we verwerken, de doeleinden voor de verwerking, de herkomst van de persoonsgegevens (indien we deze niet rechtstreeks van u ontvangen hebben) en, indien van toepassing, de ontvangers aan wie we uw persoonsgegevens hebben doorgestuurd. 

Indien u inzicht wil hebben in de persoonsgegevens die van u door Alphabet worden verwerkt, verwijzen wij u in eerste instantie naar de portal My Alphabet. Hier kunt u de persoonsgegevens inzien die wij van u hebben ontvangen en ook uw de door u ontvangen persoonsgegevens t.a.v. uw voertuig (zoals tankbeurten, schades en verkeers- en parkeerboetes).

Inzicht in gemaakte keuzes (toestemming):

Wij bieden u de mogelijkheid om zelf aan te geven of wij uw persoonsgegevens mogen gebruiken /verwerken voor commerciële benadering (aanbiedingen) of analysedoeleinden (surveys). Een overzicht van de keuzes die u wij van u hebben geregistreerd vindt u eveneens in de portal My Alphabet. Hier bieden wij ook de mogelijkheid om uw eerder gemaakte keuzes op ieder moment eenvoudig te wijzigen.

Recht op correctie

U kunt ons vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren. Wij zullen de juiste maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens die wij van u hebben op een correcte manier te verwerken en om deze zo actueel mogelijk te houden, gebaseerd op de meest recente informatie die wij ter beschikking hebben.

Verzoek tot inzage

Kunt u de informatie die u zoekt niet vinden dan kunt u een verzoek tot inzage indienen. Deze informatie wordt gratis verstrekt. Als u geïnteresseerd bent in extra overzichten houden wij het recht voor om u een vergoeding te vragen voor deze extra kopieën.

U kunt dit overzicht ontvangen door een brief te sturen naar:

BMW Financial Services Nederland B.V. 

T.a.v. de afdeling Compliance/FG

Takkebijsters 59

Postbus 6890

4802 HW Breda

Hierbij moet een kopie van een geldig wettelijk identiteitsbewijs worden meegestuurd; deze dient te worden aangeleverd conform instructies van de rijksoverheid (zie bijgaande link: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/identiteitsfraude/vraag-en-ant…).

Recht om uw persoonsgegevens te verwijderen (artikel 17 AVG):

U kunt een verzoek indienen om uw persoonsgegevens te verwijderen. Wij kunnen alleen aan dit verzoek voldoen als aan bepaalde wettelijke vereisten is voldaan. In overeenstemming met artikel 17 van de AVG kan dit het geval zijn indien:

• Uw persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor zij werden verkregen of verwerkt;
• U uw toestemming intrekt, die de basis was voor het verwerken van de persoonsgegevens en er geen andere wettelijke grondslag is om deze te verwerken
• U bezwaar heeft tegen de verwerking van uw persoonsgegevens en er geen andere legitieme reden is om deze te verwerken of indien u bezwaar heeft tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing;
• Indien de persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt.

Of indien de verwerking niet noodzakelijk is 

• Om ervoor te zorgen dat wordt voldaan aan een wettelijke verplichting waardoor wij verplicht zijn om uw persoonsgegevens te verwerken; 
• In het bijzonder in verband met wettelijke bewaartermijnen
• Om rechtsvorderingen te doen gelden / uit te oefenen of ter verwering / verdediging tegen juridische claims.

Recht om uw data te blokkeren / op beperking van verwerking (artikel 18 AVG): 

U kunt ons verzoeken om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken / te blokkeren indien: 

• U de juistheid van uw persoonsgegevens betwist - dit kan alleen voor de periode die wij nodig hebben om de juistheid van uw gegevens te controleren
• Verwerking van de persoonsgegevens onrechtmatig is, maar u de persoonsgegevens niet wilt laten verwijderen en in plaats daarvan om een beperking van gebruik vraagt. 
• Wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben, maar u deze persoonsgegevens wel nodig heeft om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren;
• U een bezwaar heeft ingediend tegen de verwerking, maar er nog niet besloten is of onze rechtmatige gronden zwaarder wegen dan uw redenen.

Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (Dataportabiliteit artikel 20 AVG)  

Op uw verzoek sturen wij, indien dat technisch mogelijk is door naar een andere verantwoordelijke entiteit of kunt u bepaalde persoonsgegevens van ons meekrijgen op een overdraagbare gegevensdrager. Dit recht is alleen van toepassing indien de gegevensverwerking gebaseerd is op uw toestemming of vereist is om een contract uit te voeren. 

Recht van bezwaar (artikel 21 AVG)

U kunt op elk gewenst moment bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, om redenen die voortkomen uit een bijzondere situatie voor u, vooropgesteld dat de gegevensverwerking is gebaseerd op uw toestemming of ons rechtmatig belang of dat van een derde. In dat geval zullen wij niet langer uw persoonsgegevens verwerken. Dit laatste is niet van toepassing indien wij kunnen aantonen dat er dwingende, verdedigbare redenen voor verwerking zijn die zwaarder wegen dan uw belangen. Of indien we uw persoonsgegevens nodig hebben om rechtsvorderingen te doen gelden of uit te oefenen of tegen rechtsvorderingen te verweren.

 

Tijdslijnen om te voldoen aan uw individuele rechten

Over het algemeen zullen wij ons best doen om binnen 30 dagen aan uw verzoek te voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkene / afhankelijk van de reden die ten grondslag ligt aan een specifiek individueel recht of vanwege de complexiteit van uw verzoek.

Beperking in het voorzien aan informatie ten aanzien van uw rechten 

Als u een verzoek met betrekking tot het uitoefenen van uw rechten tot ons richt, zullen wij spoedig laten weten of en in hoeverre wij aan uw verzoek kunnen voldoen. In sommige gevallen mogen wij dit verzoek namelijk weigeren, bijvoorbeeld als u ons vraagt persoonsgegevens te wissen die wij nog nodig hebben vanwege belastingtechnische redenen of andere wettelijke vereisten. Als dit het geval is zullen wij uitleggen waarom wij niet geheel aan uw verzoek kunnen voldoen. 

Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Alphabet neemt uw opmerkingen/ bezwaren en rechten ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens serieus. Als u echter van mening bent dat wij uw opmerking of bezwaar hierover niet naar behoren hebben behandeld, hebt u het recht om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.