Bien assurer sa flotte et ses véhicules, un devoir mais surtout une obligation

Toute entreprise qui utilise des véhicules (auto, moto, engin de chantier…) pour l’exercice de son activité doit les assurer. Si l’obligation légale est bien connue, certaines garanties, dont la souscription est facultative, restent peu choisies.

Assurer ses véhicules d’entreprise : aller au-delà des évidences 

Les gestionnaires de flotte sont conscients de la nécessité d’assurer leurs véhicules et leurs conducteurs. Le risque existe cependant de n’y voir qu’une obligation, sans en comprendre la portée légale et financière ni les implications pour les collaborateurs. Bien conscient de ces enjeux, Alphabet accompagne ses clients dans une meilleure compréhension de ces questions.

Visionnez gratuitement le replay du webinaire organisé par Alphabet le 24 septembre dernier ayant pour thème « bien choisir ses garanties ». Thierry Montorcier, responsable du service Assurances d’Alphabet, y présente les cinq grands enjeux de l’assurance des véhicules d’entreprise

Enjeu n°1 : être assuré, dès le premier tour de roue

• En France, selon les pouvoirs publics, 700 000 personnes rouleraient sans que leur véhicule soit assuré. Ce délit est puni d’une amende de 3 750 €, assortie d’une suspension de permis de 3 ans ou de la confiscation du véhicule.
• Depuis le 1er janvier 2019, les pouvoirs publics imposent aux assureurs la mise en place d’un Fichier des Véhicules Assurés (FVA). Ce fichier permet aux forces de l'ordre de vérifier la validité de l'assurance des véhicules contrôlés. A terme, les lecteurs automatiques de plaques d’immatriculation (LAPI) dont sont équipées les forces de l’ordre seront aussi à même de détecter les véhicules non assurés. 
• Dans le cas des flottes d’entreprise, les loueurs sont fondés à demander à leurs clients la copie d’un contrat d’assurance adapté avant de remettre les clés d’un véhicule à un conducteur.

Le Risque : une mauvaise gestion administrative des contrats d’assurance de la flotte peut engendrer des retards dans la récupération des véhicules loués et pire, de lourdes sanctions financières si le paiement d’une prime venait à être oublié. 

• Pour l’entreprise, s’assurer des dates de prise d’effet d’un contrat d’assurance (au début d’un contrat de LLD par exemple) ainsi que du paiement régulier des primes est primordial. Une gestion administrative précise et régulière des contrats d’assurance est donc indispensable.

Enjeu N°2 : Bien comprendre les assurances obligatoires et leurs plafonds à adapter

• La souscription d’une garantie de responsabilité civile (RC) est obligatoire pour tout véhicule terrestre à moteur destiné au transport de marchandises ou de personnes, ainsi qu’aux remorques (PTAC <= 750kg) et semi-remorques, même non attelées. En cas d’accident, cette garantie permet l’indemnisation des dommages causés aux tiers par le conducteur ou l’un de ses passagers
• La garantie personnelle « Dommage du Conducteur » permet quant à elle à un assuré d’être indemnisé pour les dommages corporels qu’il pourrait subir dans un accident de la route. Elle n’est qu’optionnelle.
• Dans les contrats de base, la RC est souscrite sans limitation de sommes versées en cas de dommages corporels à un tiers mais avec un plafond de 1,22 million d’euros pour les sinistres matériels.

Le risque : Certains sinistres peuvent avoir de lourdes conséquences financières, par exemple dans le cas d’un incendie collectif de véhicules dans un parking fermé. Dans ce cas, l’entreprise reste redevable de la part du sinistre au-delà de 1,22 million d’euros, ce qui peut lui occasionner de graves problèmes de trésorerie.

• Les loueurs comme Alphabet imposent à leurs clients de souscrire des garanties corporelles pour leurs conducteurs et de relever les plafonds d’indemnisation des sinistres matériels jusqu’à 100 millions d’euros. Cette obligation permet au loueur mais aussi à l’entreprise de préserver ses investissements et sa trésorerie en cas de sinistre important, qu’elle en soit responsable ou non.

Enjeu n°3 : Comprendre tous les risques, prendre les bonnes options

La couverture de nombreux risques est optionnelle mais reste vivement conseillée. Dans de nombreux cas, l’entreprise le découvre trop tard, au moment où le sinistre intervient.

• L’utilisation d’un véhicule personnel pour des déplacements professionnels réguliers doit être déclarée à l’assureur.
• Le fait de se rendre au travail avec son véhicule personnel n'est pas considéré comme une utilisation professionnelle de celle-ci. Mais si ce même véhicule est utilisé dans la journée pour des déplacements professionnels, là-encore l’assureur doit en être informé. 
• L’assurance auto tous risques ne couvre pas tous les risques à proprement parler. Des couvertures sont proposées en option, comme par exemple : 
  • incendie, 
  • vol et vandalisme, 
  • bris de glace 
  • événements naturels (tempêtes, poids de la neige, grêle) en complément de la garantie contre les catastrophes naturelles qui est incluse dans tous les contrats, mais dont le déclenchement reste soumis à la publication d’un arrêté gouvernemental
  • Protection juridique
  • Assistance au véhicule
  • Assistance aux personnes
  • Garantie valeur à neuf et en complément, la garantie perte financière
  • Assurance effets personnels
  • Assurance marchandises transportées

Le risque 1 : il est obligatoire d’informer l’assureur des évènements qui rendent inexactes ou caduques les réponses données au moment de la souscription du contrat.

Le risque 2 : même avec une assurance tous risques, l’entreprise titulaire d’un véhicule responsable d’un sinistre paie la franchise. Le montant dépendra de l'assureur ainsi que du type de sinistre, et donc de la garantie mise en jeu. Les franchises varient souvent selon la nature du sinistre. 

• Passer en revue avec son loueur et son assureur l’ensemble des risques à couvrir, les options à souscrire et le montant des franchises permet d’optimiser la couverture de la flotte et surtout, d’éviter des pertes financières importantes en cas de sinistres mal couverts.

Enjeu N°4 : Passer aussi vite que possible sur un contrat de flotte :

Pour l’entreprise, deux  types de contrats existent : 

• Le contrat d’assurance auto individuel : très proche d’un contrat d’assurance auto particulier, il s’applique aux flottes de moins de 5 véhicules et le système du bonus-malus (lié au conducteur) peut s’y appliquer. 
• Le contrat d’assurance de flotte : généralement applicable à partir de cinq véhicules (incluant les voitures, les deux-roues, les utilitaires, les engins de chantiers), ce type de contrat facilite la gestion de l’assurance. En effet, tout est regroupé sous un même contrat et le montant global de la prime est censé être plus avantageux, grâce notamment à la disparition des clauses de bonus-malus.

Le risque : payer trop cher l’assurance de votre flotte

• Passer aussi vite que possible en contrat de flotte, sans omettre toutefois un échange avec votre assureur pour vérifier sa pertinence dans votre cas

Enjeu N°5 : Prévenir le risque à travers un plan de prévention

• Depuis 2001, le code du travail fait obligation d’évaluer les risques professionnels et de les transcrire dans un « Document Unique » révisé annuellement. La prise en compte du risque routier lié aux déplacements professionnels en est partie intégrante. Celui-ci est en effet le premier des risques professionnels par sa gravité : selon l’Assurance Maladie, 55% des accidents mortels du travail lui sont imputables.
• Au-delà de la mesure du risque, des actions concrètes peuvent être adoptées : réduction des déplacements routiers (avec la mise en œuvre d’un plan de mobilité, la généralisation de la vidéoconférence, la préférence pour les transports en commun), choix d’équipements adaptés aux besoins des utilisateurs, entretien et renouvellement régulier des véhicules de la flotte, etc.

Le risque : le plan de prévention n’est pas qu’une obligation réglementaire, il constitue aussi une opportunité pour faire baisser vos primes d’assurance

• Réduire le risque routier et les sinistres pour ses véhicules et ses conducteurs fait baisser les primes d’assurance de l’entreprise, améliore la productivité et la qualité de vie au travail. Des enjeux RSE considérables, dont il est important de pouvoir discuter avec un partenaire qui connaît bien le métier de ses clients et leurs contraintes.