Privatlivspolitik

Dataansvarlig

Alphabet A/S er dataansvarlig.

Kontaktoplysninger

Virksomhed: Alphabet A/S

Adresse: Borgmester Christiansens Gade 50, 2450 København SV

CVR.nr.: 25 94 28 76

Mail: info.dk@alphabet.com

Telefon: +45 70 15 15 44

Oplysninger

Alphabet A/S indsamler og behandler personoplysninger, der indhentes henholdsvis fra Leasingtager og/eller Bruger af bilen samt fra offentligt tilgængelige kilder som f.eks. motorregisteret.

De oplysninger, som Alphabet A/S indsamler og behandler er almindelige personoplysninger, herunder blandt andet følgende: navn, adresse, CVR.nr. evt. stillingsbetegnelse, telefonnummer, e-mailadresse, brugernavn og adgangskode, ønsker og konfiguration af biler, oplysninger om leasingtagers (ikke brugers) økonomiske forhold, oplysninger om den leasede bil (bilmodel og stamdata samt reg.nr. og stelnr. og oplysninger om kilometerforbrug), information om serviceeftersyn, information om forsikring af bilen, evaluering af service- og værkstedsbesøg, information om førsalgs-aktiviteter samt information om åbning, læsning m.v. af elektronisk markedsføring.

Formål og retsgrundlag
Formålene med at indsamle, behandle og videregive dine personoplysninger er blandt indgåelse og administration af leasingaftalen vedrørende den leasede bil, herunder indregistrering af bilen, håndtering af eventuelle forsikringsspørgsmål- eller skader samt kommunikation vedrørende leasingbilen.

Derudover er det af hensyn til opfyldelse af leasingaftalen og de fleet management services, der knytter sig hertil, nødvendigt at Alphabet A/S må videregive oplysningerne til Alphabets leverandører og samarbejdspartnerne, f.eks. forhandlere, værksteder, dækleverandører, leverandører af brændstof m.v.

Formålet hermed er indgåelse af og administration af de aftaler og services, der knytter sig til leasingaftalen, herunder f.eks. brændstofaftaler, aftaler vedrørende opladning af el-biler, dækaftaler, serviceaftaler m.v., og herunder tillige at sikre, at de pågældende samarbejdspartnere kan kommunikere med Leasingtager eller Bruger i forbindelse med servicebesøg, dækskifte m.v.

Oplysningerne kan desuden blive anvendt i forbindelse med flådestyring- og rapportering til Leasingtager samt i forbindelse med markeds-og kundeanalyser.

Alphabet A/S tilbyder desuden online værktøjer¹ i tilknytning til leasingaftalen, hvor brugerne (leasingtagers ansatte) kan se tilgængelige biler inden for leasingtagers bilpolitik, konfigurere på www.alphabetkonfigurator.dk og fremsætte ønsker til leasing af disse biler, samt få rådgivning fra Alphabet A/S og anbefalinger til valget af bilmodel under den indgåede leasingaftale.

I tilfælde af misligholdelse af kontraktforholdet mellem Alphabet A/S og Leasingtager, kan oplysningerne desuden blive benyttet med henblik på varetagelse Alphabet A/S’ interesser som ejer af den leasede bil.

Såfremt Alphabet A/S har fået samtykke hertil, kan oplysningerne desuden blive benyttet i forbindelse med markedsføringsmæssige formål, herunder som det er beskrevet i samtykketeksten, hvis du har givet samtykke til direkte markedsføring.

Såfremt Alphabet A/S har fået samtykke hertil, vil Alphabet A/S desuden optage telefonsamtaler i forbindelse med opkald til Alphabet Assistance med det formål at dokumentere gensidigt indgåede aftaler og til brug for kvalitetssikring.

Alphabet A/S’ juridiske grundlag for at behandle oplysningerne til de ovenfor nævnte formål er følgende:

Opfyldelse af en kontrakt, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b. Det drejer sig om opfyldelse af leasing- og samarbejdsaftalen med Leasingtager.

Alphabet A/S’ retlige forpligtelser som dataansvarlig for oplysningerne, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c). Det drejer sig f.eks. om overholdelse af Alphabet A/S’ forpligtelser i henhold til hvidvasklovgivningen i forbindelse med indgåelse af finansielle leasingaftaler samt krav i forbindelse med indregistrering af bilen i Køretøjsregisteret, jf. bekendtgørelse om registrering af køretøjer. 

Alphabet A/S behandler udelukkende oplysninger om en ansat Brugers cpr-nummer for at overholde en retlig forpligtelse, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1. Forpligtelsen følger af § 42, stk. 2, jf. stk. 5, i bekendtgørelse om registrering af køretøjer. 

Samtykke i forhold til direkte markedsføring og optagelse af telefonsamtaler, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a.

Interesseafvejning i forhold til administration og håndtering af forsikringsspørgsmål- og skader, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, idet Alphabet A/S har en legitim interesse i at sikre, dels at den leasede bil er behørigt forsikret, og dels at eventuelle skader anmeldes til og behandles af bilens forsikringsselskab.

Interesseafvejning i forhold til evaluering af service- og værkstedsbesøg, jf. Databekyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Interesseafvejning i forhold til at muliggøre udførelse af de fleet management services, der knytter sig leasingaftalen, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, idet det af hensyn til gennemførelse af disse f.eks. er nødvendigt at kunne kommunikere med brugeren af bilen.

Interesseafvejning i forhold til online værktøjer, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, henset til Alphabet A/S' interesse i at understøtte og rådgive leasingtager og de ansatte i forhold til valg af biler under leasingaftalen.

Interesseafvejning i forhold til varetagelse af Alphabet A/S’ interesse som ejer af bilen, jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f), f.eks. i tilfælde af misligholdelse af leasing- og samarbejdsaftalen indgået med Leasingtager.

Interesseafvejning i forhold til administration og håndtering af forsikringsspørgsmål- og skader, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, idet Alphabet A/S har en legitim interesse i at sikre, dels at den leasede bil er behørigt forsikret, og dels at eventuelle skader anmeldes til og behandles af bilens forsikringsselskab.

Interesseafvejning i forhold til evaluering af service- og værkstedsbesøg, jf. Databekyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).

Interesseafvejning i forhold til at muliggøre udførelse af de fleet management services, der knytter sig leasingaftalen, jf. Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f, idet det af hensyn til gennemførelse af disse f.eks. er nødvendigt at kunne kommunikere med brugeren af bilen.

Interesseafvejning i forhold til varetagelse af Alphabet A/S’ interesse som ejer af bilen, jf. Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra f), f.eks. i tilfælde af misligholdelse af leasing- og samarbejdsaftalen indgået med Leasingtager.

Modtagere eller kategorier af modtagere
Alphabet A/S kan til de ovenfor nævnte formål videregive eller overlade de oplysninger, der behandles om Leasingtager eller Bruger til de ovenfor nævnte leverandører og samarbejdspartnere, herunder f.eks. forhandlere, værksteder, dækleverandører, leverandører af brændstof m.v. 

I forbindelse med online værktøjer kan Alphabet A/S videregive oplysninger om brugernes konfiguration og ønsker til biler under leasingaftalen til den pågældende leasingtager.

Alphabet A/S er en del af BMW Group, og Alphabet A/S kan desuden videregive oplysningerne til Alphabet A/S’ samarbejdspartnere inden for BMW Group i EU med henblik på at muliggøre flådestyring- og rapportering til Leasingtager.

Oplysningerne kan desuden videregives til selskaber, der er koncernforbundet med Alphabet A/S eller til eksterne samarbejdspartnere i forbindelse med administration af leasingforholdet.

Såfremt du har givet særskilt samtykke hertil, kan oplysningerne videregives til koncernforbundne selskaber til brug for markedsføringstiltag, således som det er beskrevet i samtykketeksten.

I forbindelse med håndtering af forsikringsmæssige forhold - eller skader på køretøjet kan oplysninger om Leasingtager og Bruger blive videregivet til det forsikringsselskab, hvori køretøjet er forsikret samt til en eventuel modparts forsikringsselskab i det omfang, Alphabet A/S måtte være retligt forpligtet hertil.

Alphabet A/S kan desuden videregive brugers oplysninger til tredjemand, herunder til offentlige myndigheder, såfremt Alphabet A/S er retligt forpligtet hertil.  Oplysningerne, herunder eventuelt cpr-nummer, videregives således til motorregisteret/SKAT i forbindelse med indregistrering af bilen. 

I tilfælde af misligholdelse eller tvist om kontraktuelle forhold kan oplysningerne desuden videregives til Alphabet A/S’ rådgivere eller samarbejdspartnere, der skal varetage Alphabet A/S’ interesser i sagen.

Alphabet A/S anvender tjenesteudbydere og samarbejdspartnere, der udfører arbejde på Alphabet A/S’ vegne (”databehandlere”). Dette kan f.eks. være hosting af servere, systemvedligeholdelse m.v.. Disse samarbejdspartnere kan få adgang til data i det omfang, dette er nødvendigt for, at de pågældende kan levere deres tjenester og services. Samarbejdspartnerne vil være forpligtet til at behandle alle data strengt fortroligt, og har derfor ikke tilladelse til at anvende data til andet end, hvad der er omfattet af deres kontraktlige forpligtelse over for Alphabet A/S.

Såfremt Alphabet A/S videregiver dine oplysninger til en tjenesteudbyder/databehandler uden for EU, sikrer Alphabet A/S, at dette alene vil ske under overholdelse af den lovgivning, der gælder herfor.

Hvor dine personoplysninger stammer fra

Personoplysningerne indsamles fra Leasingtager og dennes ansatte, fra bruger af bilen (navn, adresse, tlf.nr., e-mail m.v.) og fra disses it-enheder samt fra den leasede bil, fra forsikringsselskaber, motorregistreret m.v.

Oplysninger om kilometerforbrug indhentes via brugers oplysning herom til brændstofleverandøren i forbindelse med påfyldning af brændstof samt fra værksted/forhandler i forbindelse med service-/værkstedsbesøg.

Om indsamlingen er frivillig eller obligatorisk

Når Alphabet A/S indsamler personoplysninger direkte fra dig som den registrerede og behandler dine oplysninger til brug for markedsføringsformål, er det frivilligt at afgive oplysningerne. Konsekvenserne af ikke at give oplysningerne er, at du ikke kan få oplysninger om tilbud, fordele, samarbejdspartnere m.v.

Det er ligeledes frivilligt, om du ønsker at samtykke til optagelse af telefonsamtalen i forbindelse med Alphabet Assistance.

Når indsamlingen og behandlingen af personoplysninger sker med henblik på indgåelse, opfyldelse og administration af leasingaftalen, er det obligatorisk for Alphabet A/S at indsamle oplysningerne for at kunne indgå og opfylde kontrakten. Konsekvenserne af ikke at give oplysningerne er, at det ikke er muligt at indgå eller opfylde leasingaftalen.

Opbevaring
Alphabet A/S gemmer de oplysninger, der relaterer sig til opfyldelse af kontrakten og tiltag forud herfor i overensstemmelse med reglerne om forældelse af civilretlige krav.

Evalueringer m.v. opbevares i den periode, det er nødvendigt for at analysere og evt. følge op individuelt, dog ikke længere end 1 år fra gennemførelse af evalueringen.

Til brug for markedsføring opbevares oplysningerne i den periode, samtykket er gældende og i yderligere 3 år efter det senest udsendte markedsføringsmateriale. Optagede telefonsamtaler opbevares i 36 måneder.

Til brug for øvrige formål, herunder lovpligtig dokumentation og overholdelse af retlige forpligtelser, opbevares oplysningerne, så længe dette er påkrævet i henhold til lovgivningen.

Oplysninger om Brugers cpr-nummer kan som minimum opbevares i hele leasingperioden for det køretøj, som Bruger er registreret som sekundær bruger af i Motorregisteret. Dette er for at kunne dokumentere, at Bruger har givet Alphabet A/S fuldmagt til at foretage registreringen. Alphabet A/S vurderer løbende, om det er nødvendigt at opbevare oplysningerne, herunder hvis leasingaftalen ophører før tid, eller hvis Bruger ikke længere skal være registreret som bruger i Motorregisteret. 

Når Alphabet A/S ikke længere har et sagligt og legitimt formål med behandling af oplysningerne, vil de registrerede oplysninger blive foranlediget slettet.

Dine rettigheder

Du har efter Databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Alphabet A/S’ behandling af oplysninger om dig.

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du rette skriftlig henvendelse til Alphabet A/S sammen med dokumentation for, at du er den pågældende person. Alphabet A/S’ kontaktoplysninger fremgår af pkt. 1 ovenfor.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
  
  Du er berettiget til at få indsigt i de oplysninger, Alphabet A/S behandler om dig, samt en række øvrige oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse)
  
  Du er berettiget til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
  
  Såfremt du mener, at en eller flere af de oplysninger, som Alphabet A/S har registreret om dig er forkert, skal du rette henvendelse til Alphabet A/S på de i pkt. 1 anførte kontaktoplysninger med angivelse af, hvori de forkerte oplysninger består, og hvordan de kan berigtiges.
• Ret til sletning
  
  I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig selv slettet før det tidspunkt, hvor Alphabet A/S sædvanligvis generelt ville slette oplysningerne.
• Ret til begrænsning af behandling
  
  Du har i visse tilfælde ret til at få begrænset Alphabets A/S’ behandling af personoplysningerne. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover alene behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse
  
  Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod Alphabets A/S’ behandling af dine oplysninger. Du har tillige ret til at gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
  
  Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.
  
  Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om den registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk 
  
   
• Ret til at trække et samtykke tilbage
  
  Du har til enhver tid ret til at trække et samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte Alphabet A/S på de i pkt. 1 nævnte kontaktoplysninger.
  
  Hvis du trækker et samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af oplysningerne indtil tidspunktet for tilbagetrækningen.
  
  Såfremt du tilbagekalder dit samtykke, kan Alphabet A/S i visse tilfælde være berettiget til at fortsætte behandlingen af oplysningerne, såfremt Alphabet A/S har et andet retsgrundlag for behandlingen af disse.
  
   
• Ret til at klage
  
  Du har ret til at klage over Alphabet A/S’ behandling af personoplysninger. Klage kan ske til Datatilsynet. Kontaktoplysninger til Datatilsynet findes på www.datatilsynet.dk.

Automatiske afgørelser, herunder profilering

Alphabet A/S benytter ikke oplysningerne til at træffe automatiske afgørelser, herunder profilering.