Privacy Statement Carbon Tracker

Privacyverklaring

In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens we verwerken, voor welke doeleinden ze worden gebruikt en wat je rechten zijn op grond van de AVG bij het gebruik van de Alphabet Carbon Tracker (hierna: Carbon Tracker), wie verantwoordelijk is voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en wat jouw rechten zijn.

Verwerkingsverantwoordelijke

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is BMW Financial Services Nederland B.V. (h.o.d.n. Alphabet) gevestigd op Takkebijsters 59, 4802 HW Breda, verantwoordelijk voor het verwerken van jouw persoonsgegevens. Onze Partner is Fynch Mobility, dit is een handelsmerk van Businessconcern B.V., gevestigd aan de Europalaan 500, postcode Utrecht en ingeschreven bij het Handelsregister van de KvK onder nummer 30204129.

Ook kan onze Partner optreden als verwerker (wanneer jouw gegevens verwerkt worden in opdracht van een derde zoals jouw werkgever) of verwerkingsverantwoordelijke (wanneer jij zelf gebruik besluit te maken van de Carbon Tracker).

Toepasselijkheid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle privacygevoelige informatie of persoonsgegevens die onze Partner ontvangt van onze opdrachtgevers en gebruikers via de tool van het Carbon Tracker platform. Het is ook mogelijk dat je rechtstreeks persoonsgegevens aan ons verstrekt, bijvoorbeeld door een e-mail te versturen of een contactformulier in te vullen.

We hechten belang aan de privacy van onze opdrachtgevers en gebruikers, waardoor we persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandelen en beschermen. Alle medewerkers hebben een geheimhoudingsverklaring getekend en zijn getraind in het zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. We verwerken gegevens overeenkomstig met de voorwaarden die daaraan worden gesteld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wanneer verwerken wij persoonsgegevens

In veel gevallen geven wij onze Partner de opdracht om persoonsgegevens te verwerken voor onze opdrachtgever. Dit zijn meestal opdrachtgevers die met ons een contract hebben gesloten voor het gebruik van de Carbon Tracker voor hun personeel of dat van hun klanten.

Onze Partner kan persoonsgegevens op twee verschillende manieren ontvangen:

1. Vanuit de opdrachtgever (jouw werkgever).

2. Of direct van jouzelf.

Van de opdrachtgever haalt onze Partner enkel informatie op die relevant is voor het doel waarvoor de app wordt gebruikt, bijvoorbeeld een personeelsnummer wanneer dit nodig is voor het opstellen van het declaratiebestand. In deze gevallen is onze opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en is onze Partner de verwerker.

Je hebt mogelijk een arbeidsrelatie of contract met onze opdrachtgever, op basis waarvan je gebruik kunt maken van de Carbon Tracker. Deze opdrachtgever is ervoor verantwoordelijk te zorgen dat je persoonsgegevens op een goede en zorgvuldige manier en in overeenstemming met de AVG worden verwerkt. We adviseren je om ook het privacybeleid van onze opdrachtgever waar jij een arbeidsrelatie of contract mee hebt, door te nemen. Het kan ook zijn dat wij niet in opdracht maar zelfstandig jouw persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld als je onze website bezoekt, zelfstandig de Carbon Tracker in gebruik neemt of een contactformulier invult. In dat geval is onze Partner verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Onze Partner verwerkt je persoonsgegevens alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij een partij bent, of als de verwerking noodzakelijk is voor het gerechtvaardigd belang van onze Partner. Daarnaast kan er op onze Partner een wettelijke verplichting rusten om je persoonsgegevens te verwerken.

Overzicht van persoonsgegevens die wij kunnen verwerken

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die onze Partner mogelijk van jou kan verwerken. Partner heeft niet altijd toegang tot alle hieronder genoemde gegevens; dit is afhankelijk van het product dat je gebruikt en eventueel de overeenkomst met onze opdrachtgever.

Voor- en achternaam
E-mailadres
IP-adres van een websitebezoeker
Kenteken van je auto (altijd optioneel)
Mobiliteitsdata
Start- en einddatum en tijd rit
Start- en eindlocatie rit
Route
Vervoersmiddel
Reistijd en afstand
Reisdoel (woon-werk, privé, zakelijk)
Huisadres en dichtstbijzijnd station voor berekening vaste woon-werkafstand
Gegevens van de werkgever zoals naam werkgever, personeelsnummer, afdelingsnaam
Gegevens van mobiliteitskaarten zoals de NS Businesscard

Doelen van de verwerking van persoonsgegevens

Onze Partner verwerkt je persoonsgegevens voor de voldoende doelen, afhankelijk van het product dat je gebruikt:

Analyseren van rij- en reisgedrag van gebruikers van onze software om inzicht te geven in CO2 voetafdruk en vitaliteit;
Faciliteren van administratie van reizen en thuiswerkdagen om bij de werkgever reis- en thuiswerkkostendeclaraties te kunnen indienen;
Rapporteren van geaggregeerde informatie aan de opdrachtgever, bijvoorbeeld totale CO2 voetafdruk van alle medewerkers;
Aan gebruikers de mogelijkheid bieden een account aan te maken en daarna toegang te krijgen tot de persoonlijke gegevens;
De opdrachtgever en gebruiker informeren over wijzigingen in onze producten en diensten;
Om contact op te nemen via e-mail met de gebruiker wanneer dit nodig is voor de uitvoering van de dienstverlening, zoals bij het verzenden van een in de Carbon tracker Reward Shop aangeschafte beloning.

Bewaartermijn

Onze Partner bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld, tenzij we wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens langer te bewaren.

Beveiliging

Wij beschermen samen met de Partner je persoonsgegevens en nemen maatregelen tegen misbruik, onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging en vernietiging. De systeemomgeving van de Carbon tracker is digitaal beveiligd conform voorgeschreven richtlijnen en is ISO 27001 gecertificeerd. De persoonsgegevens worden opgeslagen en bewerkt in een goed beveiligd datacenter in West-Europa.

Verstrekking aan derden

De Partner verstrekt persoonsgegevens enkel aan derden, zoals onze opdrachtgever, op basis van expliciete toestemming van de gebruiker of wanneer dit noodzakelijk of gerechtvaardigd is in het kader van het doel van de Carbon Tracker. Denk hierbij aan het indienen van een declaratie, waarna de vereiste gegevens met de werkgever worden gedeeld, of aan het akkoord gaan met aanvullende deelnamevoorwaarden bij een project of campagne.

Verstrekking aan anderen dan de opdrachtgever gebeurt enkel wanneer dit noodzakelijk is voor een met jou gesloten overeenkomst, voor het behartigen van een gerechtvaardigd belang van ons en onze Partner, of om te voldoen aan een eventuele wettelijke verplichting die op ons rust.
Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in opdracht van onze Partner, bijvoorbeeld een hostingbedrijf, sluit onze Partner een overeenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid als wij zelf en onze Partner hanteren. Onze Partner blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
Onze Partner kan met geanonimiseerde data ook algemene analyses maken, bijvoorbeeld over duurzaam reisgedrag, die relevant zijn voor een breder publiek de uitkomsten zullen alleen gepubliceerd of gedeeld worden wanneer de data op geen enkele manier kan worden gekoppeld aan een identificeerbaar persoon.
Jouw persoonsgegevens kunnen worden gebruikt voor marktonderzoek en optimalisering van onze dienstverlening. In dit kader worden de persoonsgegevens ook geanonimiseerd en zijn ze nooit meer herleidbaar.
Wij zullen je persoonsgegevens nooit verkopen of delen met derden voor commerciële doeleinden.

Cookies

Een cookie is een klein bestand dat bij een bezoek aan onze website wordt opgeslagen op je computer, tablet of smartphone. Als je dit niet wilt kun je dit aanpassen in je browser. Ook reeds opgeslagen informatie kan eenvoudig via de browser worden verwijderd.

Onze Partner gebruikt de volgende cookies:

Functionele cookies. Deze zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Deze analytische cookies maken geen inbreuk op je privacy waardoor we hiervoor geen toestemming van je nodig hebben.

Jouw rechten

Inzien, corrigeren of verwijderen

Je hebt het recht te persoonsgegevens in te zien, te corrigeren, te verwijderen of de verwerking te beperken. Daarnaast heb je het recht om eventuele toestemming voor de verwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Wanneer onze opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke is kunnen we niet zelfstandig een beslissing nemen over je verzoek. We zullen het verzoek in dit geval zo snel mogelijk richting de verwerkingsverantwoordelijke communiceren.

Als het ons niet langer is toegestaan om je gegevens te verwerken kan dit nadelige gevolgen hebben voor het gebruik van de applicatie(s). In het ergste geval kan dit verzoek of bezwaar ervoor zorgen dat het niet meer mogelijk is om gebruik te maken van onze producten of diensten. Als deelname niet meer mogelijk is zijn wij verplicht dit aan de opdrachtgever te melden.

Dataportabiliteit

Je hebt het recht op gegevensoverdraagbaarheid (dataportabiliteit), maar enkel wanneer we over persoonsgegevens beschikken die we met jouw toestemming verwerken, óf verwerken om een overeenkomst die we met jou hebben gesloten uit te voeren. Dataportabiliteit houdt in dat je bij ons een verzoek kunt indienen om de digitale persoonsgegevens die wij van je bewaren in een leesbaar computerbestand met jou of een door jou aangewezen organisatie te delen.

Contact

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of gegevensoverdraging, of een verzoek tot intrekking van toestemming of een bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar data_privacy@bmw.nl. We reageren zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken op je verzoek. Als we meer tijd nodig hebben voor jouw verzoek, dan laten we je dat weten.

Geautomatiseerde besluitvorming

De Carbon Tracker kan op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten nemen over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker) tussen zit. Dit gaat met name om het gebruik van automatische ritregistratie, waarbij op basis van GPS en bewegingsdata wordt ingeschat welke route je hebt gereisd en met welk vervoersmiddel. Ook kan er in sommige gevallen automatische labeling (privé, woon-werk of zakelijk) worden toegepast.

Je dient zelf je ritten te controleren en je bent ervoor verantwoordelijk dat de geregistreerde gegevens juist zijn.

Klachtenprocedure Autoriteit Persoonsgegevens

Tot slot willen we je er op wijzen dat je de mogelijk hebt om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

Bezuidenhoutseweg 30

2594 AV Den Haag

Postbus 93374

2509 AJ DEN HAAG