Gebruikers van de tool Fleet Agent getuigen

“Fleet Agent is gebruiksvriendelijk en volledig, ook voor onze medewerkers.”

De werknemers bij de groep Ter Beke hebben een behoorlijk gevuld takenpakket, maar de job als fleet manager? Dat vinden ze vaak het leukste onderdeel. Zeker als er wordt gewerkt met de tool Fleet Agent van Alphabet.

Ter Beke is een bekende naam in fijne vleeswaren en vers bereide gerechten, geproduceerd en gedistribueerd vanuit 12 industriële vestigingen in België, Nederland, Frankrijk, Polen en het Verenigd Koninkrijk. Bij Ter Beke werken zo’n 2.750 medewerkers. Sinds 1986 is het bedrijf genoteerd op Euronext Brussel. In 2019 realiseerde het een omzet van 728,1 miljoen €.

Bedrijfswagens zijn bij Ter Beke een vorm van verloning - een zeer gewaardeerde vorm. Ook in de andere landen dan België, zelfs in de UK waar de bedrijfswagen quasi onbekend is.

Ondertussen telt de Ter Beke-vloot ruim 120 salariswagens in België en bijna 190 in de andere landen. Omdat de groep via de overname van andere bedrijven groeide, waren er ook historische verschillen in car policy, naast nationale verschillen in fiscaliteit en zo meer.

“De regels gelijk houden voor alle landen, daar streven we naar, toch zoveel als mogelijk. Voor alle landen zijn we ook overgeschakeld naar Alphabet. Hier in België werken we er al sinds 1994 mee, toen nog onder de naam CW Lease. Het jaar dat Ter Beke startte met bereide gerechten, het begin van de groei.”

Zijn er bij Ter Beke specifieke doelstellingen voor fleet management?

“Je kan altijd naar bepaalde doelstellingen toe werken. De kosten zo laag mogelijk houden, bijvoorbeeld, dat is evident. De marges in onze sector zijn niet zo groot. Maar je moet tegelijk ook rekening houden met bepaalde factoren. De salariswagen is vooral een HR-tool. Zorg je ervoor dat je mensen tevreden zijn (en blijven), of haal je de CO2 naar beneden, of wil je vooral fiscaal perfect zitten? Het is een afweging.”

Schakelt Ter Beke al over naar elektrisch rijden?

“In principe kan het. Binnen het toegewezen budget kan een werknemer hier voor elektrisch kiezen. Maar onze groep telt veel vestigingen, en die liggen ver uit elkaar. In de meeste gevallen volstaat de range van een elektrische wagen nog niet om pakweg van hier in België naar onze Franse vestiging te rijden, 550 km. En voldoende tijd om op te laden is er vaak ook niet. Maar op termijn zien we dat wel veranderen.”

Hoe lang werken jullie al met Fleet Agent?

“Fleet Agent is er al bij ons van in het begin, onze werknemers hebben zelfs nog met de demoversie gewerkt! Wat wij tot nu toe van Fleet Agent vinden?

“Fleet Agent is een ongelooflijk handige tool, eenvoudig te bedienen.”

De tool biedt heel wat functies. Wat doen jullie er vooral mee?

Met Fleet Agent kan u ...

• Eenvoudig leasetarieven berekenen
• Offertes maken en vergelijken
• Auto’s bestellen
• De status van uw bestelling volgen
• Contractdetails bekijken
• Managementinformatie naar Excel exporteren
• De fiscale waarde van uw leaseauto’s opzoeken
• Eenvoudig eigen bijdrages berekenen
• Schademeldingen opvolgen

“Het antwoord is eenvoudig: wij gebruiken alle functies, want allemaal hebben ze hun nut.

Belangrijk is ook dat we onze bestuurders naar Fleet Agent kunnen verwijzen. Daar zien ze gegevens van schades en verbruik, het aantal boetes, … Dat werkt sensibiliserend.

Daarnaast kunnen onze bestuurders - weliswaar alleen buiten de werkuren - hun wagen configureren en bepaalde opties berekenen. En als ze al een bedrijfswagen hebben: zelf contact opnemen met de Drivers’ desk van Alphabet, ongevalaangiftes doorgeven, afspraken voor hun winterbanden maken, een nieuwe witte kaart voor hun verzekering downloaden, … Allemaal zaken die anders bij de workload van HR komen.”

“Met Fleet Agent kan je veel aan je werknemers zelf overlaten.”

Wat als er een vraag is over Fleet Agent?

“Dan kunnen we de hulp van de Helpdesk inroepen. Dat werkt prima. Het zou goed zijn als die ook na de werkuren bereikbaar zouden zijn. Misschien een suggestie?”

“Alles bij elkaar is de omkadering van Fleet Agent goed, zéér goed zelfs.”

“Het zou ook goed zijn als we zelf de instellingen van Fleet Agent, volgens de regels van onze car policy, tijdelijk zouden kunnen aanpassen, lees: versoepelen. Bijvoorbeeld op het moment dat we een nieuwe bestuurder aanmaken.”

Kortom, wat zijn volgens Ter Beke de belangrijkste voordelen van Fleet Agent?

“Voor onze bestuurders is het vooral de toegankelijkheid (buiten de werkuren), het eenvoudige kiezen-berekenen-bestellen, het verkrijgen van real-time offertes en de vele doe-het-zelf functies. Alles is calculeerbaar, dat sluit ook veel discussies uit.

Zelf waarderen we het feit dat alle gegevens die u nodig hebt als vlootverantwoordelijke, op één plek aanwezig zijn. Volledig en overzichtelijk. Een goed instrument voor fleet management. Fleet Agent laat ons ook toe, veel aan de medewerkers zelf over te laten en toch de controle te bewaren, carpolicy-proof.”