Waar moet je rekening mee houden als wagenparkbeheerder?

Dit zijn de belangrijkste taken van een wagenparkbeheerder

Marijn Franken, Alphabet

Als wagenparkbeheerder heb je een belangrijke taak in het beheren en onderhouden van het wagenpark binnen een organisatie. Dit geldt zowel voor aangeschafte auto’s als leaseauto’s. Er zijn verschillende zaken waar je rekening mee moet houden om het wagenpark efficiënt en kosteneffectief te kunnen managen. Wij hebben de belangrijkste taken voor jou op een rijtje gezet.

Marijn is al een flink aantal jaren een van onze experts bij Alphabet en ondersteunt wagenparkbeheerders met operationele-, tactische- en strategische vraagstukken. 

1. Overzicht is het halve werk

Hij is vanzelfsprekend, maar toch benoemen we hem expliciet: zorg voor een goed overzicht van het volledige wagenpark. Dit helpt je om de juiste beslissingen te nemen over vervanging, verkoop of aanschaf van nieuwe voertuigen en/of leasecontracten. Houd gegevens bij over voertuigtype, leeftijd, kilometers, onderhoudshistorie en gebruikers. Bij lease is het belangrijk om ervoor te zorgen altijd een flexibele schil rondom je vaste auto’s te hebben. Hiermee kun je eenvoudig op- en afschalen als de tijd daarom vraagt. Een huurauto of Shortlease bijvoorbeeld, kunnen uiteindelijk voordeliger zijn doordat je aan een minder lang contract gebonden bent.

De essentie van goed wagenparkbeheer wordt nog vaak onderschat. Zo nu en dan wijzen organisaties een medewerker aan om deze rol aan het al bestaande takenpakket te voegen. “Het is toch leuk om je collega’s blij te maken met een auto? Probeer het maar gewoon.” Echter komt er in de praktijk meer bij kijken dan je denkt. 

2. Heldere regels voor een financieel gezond wagenpark

Voor veel organisaties is een goed geregeld wagenpark essentieel voor het dagelijks functioneren. Een goed opgezette autoregeling of leaseregeling diverse voordelen, zowel voor de organisatie als voor de medewerkers. Stel heldere beleidsregels op voor het gebruik van de bedrijfsauto's. Maak onder andere afspraken over wie er in aanmerking komt voor een zakelijke leaseauto, welke automodellen er beschikbaar zijn, hoeveel privékilometers er zijn toegestaan enzovoort. Zorg voor een heldere communicatie naar jouw collega’s toe om te zorgen dat zij weten waar zij aan toe zijn en processen optimaal worden ondergaan.

Er zijn best wat kostenposten waar je aandacht aan besteedt binnen jouw rol als wagenparkbeheerder. Denk hierbij aan aanschaf, onderhoud, reparaties, brandstof en verzekeringen. Stel een realistisch budget op en monitor de uitgaven om onverwachte kosten voor jouw organisatie te voorkomen.

Wist je dat een merkenbeleid kan helpen om meer korting of kickbackbonus op te kunnen halen bij importeurs? Dit kan bijdragen aan een verlaging van de kosten.

3. Brandstofkosten onder de loep

Het nauwlettend volgen van het brandstofverbruik van de voertuigen helpt je om inefficiënt gebruik op te sporen en maatregelen te nemen om het verbruik te verlagen. Analyseer de gegevens om inzicht te krijgen in het verbruik per voertuig en per medewerker. Zo zien wij steeds vaker dat werkgevers de eerste 10.000 km privé financieren en er meer kilometers belast worden tegen een kleine vergoeding. Dit zorgt ervoor dat er bewust nagedacht wordt over het gebruik van de auto. Rijd je privé minder kilometers dan krijg je daar een kleine compensatie voor. 

4. Veilig en wettig wagenpark: een must

Het (lease)voertuig waarin de medewerker rijdt is voor hem of haar in bruikleen dus zorg ervoor dat deze gebruikt wordt met goed huisvaderschap, door jouw collega’s bewust te maken van hun verantwoording. Alle voertuigen moeten voldoen aan de wettelijke vereisten op het gebied van veiligheid en milieu. Controleer daarom regelmatig de technische staat, APK-keuringen en verzekeringen van de voertuigen. Veiligheid staat altijd voorop, maar ook een boete voor verzekering of APK, wil je voorkomen. 

5. Onderhoud: voorkom onnodige kosten

Wist je dat een goed onderhoudsplan essentieel is om onnodige onderhoudskosten te voorkomen? Doordat reparaties tijdig worden uitgevoerd, zal de levensduur van de auto worden gewaarborgd. Je kunt gemakkelijk een schema hiervoor bijhouden om te zorgen dat je inzicht krijgt in de onderhoudsbeurten en deze vergelijken met de prestaties van de voertuigen.

Lees hier meer over hoe Alphabet jou kan ondersteunen bij het uitbesteden van je wagenparkbeheer.

Behoefte aan een training voor wagenparkbeheer?

Kortom, als wagenparkbeheerder heb je een veelzijdige taak als het gaat om efficiëntie, kostenbesparing en verduurzaming. Zo kan een kleine procesverandering al flinke stappen maken voor jouw organisatie. Heb jij nog vragen over de inzet van wagenparkbeheer? Dan helpen wij je graag verder. Wij bieden ook een training voor wagenparkbeheerders aan. Lees hier alles over de training en bekijk de beschikbare data.